Comment signer numériquement un document Word

Mais comment protéger ces documents contre toute altération non autorisée ? Peut-on signer électroniquement un document Word ?

Heureusement, la réponse est oui. Cependant, lorsque vous signez des documents Word, ou n’importe quel document d’ailleurs, il est essentiel de suivre les étapes correctes. Ci-dessous, nous expliquons le fonctionnement d’une signature numérique et la procédure à suivre pour signer électroniquement un document Microsoft Word.

Comment fonctionnent les signatures numériques dans Microsoft Word ?

Le terme « signature électronique » désigne de manière générale le fait de signer un document par voie électronique, par exemple en saisissant son nom, en dessinant une signature ou en insérant une image de sa signature manuscrite. Une signature numérique est un type de signature électronique qui utilise un certificat numérique pour vérifier l’identité du signataire et aider à prouver que le document n’a pas été modifié après la signature.

Les signatures numériques permettent un échange sécurisé de documents électroniques et des flux de travail sécurisés, garantissent l’intégrité et l’authenticité des documents, et répondent aux exigences de conformité relatives aux documents électroniques. Pour ce faire, elles utilisent le chiffrement et un certificat de signature afin de lier un document à un signataire vérifié. Les certificats de signature numérique sont émis par une autorité de certification (CA), telle que Sectigo.

Lorsqu’un document Word est signé numériquement, les destinataires peuvent vérifier qui l’a signé et si le fichier a été altéré depuis l’apposition de la signature.

Les signatures numériques peuvent également être appliquées à divers autres types de documents, notamment les fichiers PDF Adobe et les fichiers image.

Ajouter une ligne de signature dans Microsoft Word

Les lignes de signature dans Microsoft Office sont particulièrement utiles lorsque vous souhaitez disposer d’une zone de signature visible dans le document. Elles conviennent parfaitement aux contrats, aux validations, aux formulaires internes et aux documents nécessitant un champ de signature clairement identifiable.

Les documents signés comportent un bouton « Signatures » en bas de page. De plus, pour les documents signés, les informations relatives à la signature apparaissent dans la section « Info » et peuvent être consultées en cliquant sur l’onglet « Fichier » dans Word.

Pour ajouter une ligne de signature, procédez comme suit :

• Ouvrez le document que vous souhaitez signer dans Microsoft Word ou Excel.
• Dans le document Word ou la feuille de calcul Excel, placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que la ligne de signature apparaisse.
• Cliquez sur l'onglet Insérer situé en haut à droite de la barre de menu. Une nouvelle liste déroulante apparaît.
• Cliquez sur Ligne de signature, situé dans la section « Texte » à droite de la nouvelle liste déroulante.
• Une boîte de dialogue Configuration de la signature apparaît. Dans la première zone de texte, saisissez le nom du signataire suggéré. Vous pouvez également ajouter le titre et l'adresse électronique du signataire suggéré, ainsi que des instructions.
• Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case Autoriser le signataire à ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer pour permettre au signataire d'indiquer l'objet de sa signature ou cocher la case Afficher la date de signature dans la ligne de signature pour ajouter la date à laquelle le document a été signé.
• Cliquez sur OK

Une fois l’opération terminée, une ligne de signature apparaîtra sur le document à l’emplacement que vous avez choisi. Ces étapes peuvent être répétées si des signatures supplémentaires sont requises. Certaines fonctionnalités peuvent varier en fonction de la version de Word.

Si vous utilisez fréquemment le même bloc de signature, vous pouvez l’enregistrer en tant qu’AutoTexte ou l’inclure dans un modèle de document. Cela permet de standardiser les détails de la signature et d’accélérer le processus de signature sur plusieurs fichiers Word.

Comment signer un document Word comportant une ligne de signature

Si vous êtes le signataire, un document vous sera fourni avec une ligne de signature déjà préremplie dans le fichier Word. En apposant votre signature sur cette ligne, vous créez à la fois une version visible et une version numérique de votre signature. Pour insérer une signature dans un document Word, procédez comme suit :

1. Double-cliquez sur la zone de signature ou cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Signer.
2. Une boîte de dialogue s’affichera, proposant plusieurs options pour ajouter votre signature. Ces options comprennent :
   1. Une version imprimée de votre signature en saisissant votre nom dans la zone située à côté du X.
   2. Une signature manuscrite à l’aide de la fonctionnalité d’écriture manuscrite.
   3. Une image de votre signature en cliquant sur « Sélectionner une image ». Une fois cette option sélectionnée, une fenêtre contextuelle s’affichera pour vous permettre de choisir l’emplacement de votre fichier image.
3. Une fois votre signature ajoutée, cliquez sur « Signer ».

Une fois la signature ajoutée, une petite icône de signature apparaîtra également au bas de la fenêtre pour indiquer que le document a été signé. Les destinataires peuvent double-cliquer sur la signature ou cliquer sur l’icône pour afficher les informations relatives au signataire.

Comment ajouter une signature numérique invisible dans Microsoft Word

Avant de signer numériquement un document à l’aide d’un certificat de signature numérique, vous devez acheter et valider un certificat auprès d’une autorité de certification de confiance, telle que Sectigo. Une fois émis, le certificat sera disponible sur votre appareil via la méthode de signature prise en charge, par exemple une clé USB.

Suivez ensuite ces étapes :

1. Dans l’onglet Fichier, sélectionnez Informations
2. Sélectionnez Protéger le document > Ajouter une signature numérique
3. Une boîte de dialogue s’affiche avec plusieurs champs que vous pouvez choisir de remplir. Ces options comprennent :
   1. Type d’engagement : sélectionnez le type d’engagement que vous prenez en signant (par exemple, « j’ai créé et approuvé ce document »)
   2. Objet de la signature de ce document : saisissez la raison pour laquelle vous signez le document.
4. Cliquez sur Signer. Vous serez alors invité à enregistrer le fichier sur votre appareil. Une fois enregistré, la signature numérique invisible est finalisée.

Une fois ajoutée, une petite icône de signature apparaît au bas de la fenêtre pour indiquer que le document a été signé. Les destinataires peuvent cliquer sur cette icône pour afficher les informations relatives au signataire.

Comment ajouter une signature numérique sous Microsoft Windows à l’aide d’un certificat de signature numérique

Avant de signer numériquement un document à l’aide d’un certificat de signature numérique, vous devez acheter un certificat auprès d’une autorité de certification de confiance, telle que Sectigo, et effectuer sa validation.

Une fois émis, le certificat sera disponible sur votre appareil via la méthode de signature prise en charge, telle qu’une clé USB.

Suivez ensuite ces étapes :

1. Ouvrez le document à signer.
2. Branchez la clé USB contenant le certificat dans le port USB de votre ordinateur. Microsoft copiera automatiquement le certificat dans le magasin de certificats de l’API cryptographique (CAPI) de votre ordinateur.
3. Cliquez sur Autres outils dans le volet Outils. La page Créer et modifier s’affiche.
4. Sélectionnez Certificats.
5. Dans la barre d’outils Certificats, sélectionnez Signer numériquement. La boîte de dialogue Sélection de la zone de signature s’affiche.
6. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Sélection de la zone de signature.
7. À l’aide de votre souris, cliquez et faites glisser pour tracer la zone où vous souhaitez que la signature apparaisse. La boîte de dialogue Signer avec un identifiant numérique s’affiche.
8. Cliquez sur Continuer. La boîte de dialogue Signer en tant que <Votre nom> s’affiche.
9. Cliquez sur Signer. La boîte de dialogue de l’Explorateur Windows s’ouvre.
10. Sélectionnez le dossier dans lequel enregistrer le document signé.
11. Saisissez le nom du document.
12. Cliquez sur Enregistrer. Vous serez invité à saisir votre code PIN.
13. Saisissez votre code PIN et cliquez sur OK. Votre signature apparaîtra dans le document.

Sécurisez vos documents Word grâce aux certificats de signature Sectigo

Pour les documents simples, une signature tapée, une image de signature numérisée ou une ligne de signature Word peuvent suffire. Pour les documents nécessitant un niveau de confiance plus élevé, une signature numérique adossée à un certificat offre une protection renforcée.

Les certificats de signature de documents de Sectigo aident les particuliers et les organisations à apposer des signatures numériques fiables sur des fichiers importants, garantissant ainsi l’intégrité des documents, la conformité réglementaire et la non-répudiation. La solution « Document Signing Professional » est conçue pour les professionnels indépendants qui signent en leur propre nom, tandis que la solution « Document Signing Enterprise » s’adresse aux organisations qui ont besoin d’une gestion centralisée de la signature de documents pour plusieurs utilisateurs.

Contactez Sectigo dès aujourd’hui pour savoir quelle solution correspond le mieux à vos besoins.