Come firmare digitalmente un documento Word

Ma come è possibile proteggere questi documenti da manomissioni non autorizzate? È possibile firmare elettronicamente un documento Word?

Fortunatamente, la risposta è sì. Tuttavia, quando si firmano documenti Word, o qualsiasi altro documento, è essenziale seguire i passaggi corretti. Di seguito, illustriamo come funziona una firma digitale e la procedura per firmare elettronicamente un documento Microsoft Word.

Come funzionano le firme digitali in Microsoft Word?

Una firma elettronica è un termine generico che indica la firma di un documento in formato elettronico, ad esempio digitando il proprio nome, disegnando una firma o inserendo un’immagine della propria firma autografa. Una firma digitale è un tipo di firma elettronica che utilizza un certificato digitale per verificare l’identità del firmatario e contribuire a dimostrare che il documento non è stato modificato dopo la firma.

Le firme digitali consentono lo scambio sicuro di documenti elettronici e flussi di lavoro, garantiscono l’integrità e la paternità dei documenti e soddisfano i requisiti di conformità dei documenti elettronici. Ciò avviene tramite la crittografia e un certificato di firma che collega il documento a un firmatario verificato. I certificati di firma digitale vengono emessi da un’autorità di certificazione (CA), come Sectigo.

Quando un documento Word viene firmato digitalmente, i destinatari possono verificare chi lo ha firmato e se il file è stato manomesso dopo l’applicazione della firma.

Le firme digitali possono essere applicate anche a una varietà di altri tipi di documenti, inclusi i file PDF di Adobe e i file immagine.

Aggiunta di una riga di firma in Microsoft Word

Le righe di firma in Microsoft Office sono particolarmente utili quando si desidera un’area di firma visibile all’interno del documento. Sono ideali per contratti, approvazioni, moduli interni e documenti che richiedono un campo chiaro per il firmatario.

I documenti firmati presentano un pulsante “Firme” nella parte inferiore. Inoltre, per i documenti firmati, le informazioni relative alla firma compaiono nella sezione “Info” e possono essere visualizzate facendo clic sulla scheda “File” in Word.

Per aggiungere una riga di firma, segui questi passaggi:

1. Apri il documento che desideri firmare in Microsoft Word o Excel.
2. Nel documento di Word o nel foglio di lavoro di Excel, posiziona il cursore nel punto in cui desideri che appaia la riga di firma.
3. Fare clic su OK

Una volta completata l’operazione, sul documento apparirà una riga di firma nella posizione scelta. Questi passaggi possono essere ripetuti se sono necessarie ulteriori firme. Alcune funzionalità potrebbero variare a seconda della versione di Word.

Se si utilizza frequentemente lo stesso blocco di firma, è possibile salvarlo come AutoTesto o includerlo in un modello di documento. Ciò contribuisce a standardizzare i dettagli della firma e velocizza il processo di firma su più file di Word.

Come si firma un documento Word con una riga di firma

Se sei il firmatario, ti verrà fornito un documento con una riga di firma già inserita all’interno del file Word. Apponendo la tua firma sulla riga, creerai sia una versione visibile che una versione digitale della tua firma. Per inserire una firma in un documento Word, segui questi passaggi:

1. Fai doppio clic sulla casella della firma oppure fai clic con il tasto destro del mouse e seleziona Firma.
2. Apparirà una finestra di dialogo con diverse opzioni per aggiungere la tua firma. Queste opzioni includono:
   1. Una versione stampata della tua firma, digitando il tuo nome nella casella accanto alla X.
   2. Una firma autografa utilizzando la funzione di scrittura a mano libera.
   3. Un’immagine della tua firma facendo clic su “Seleziona immagine”. Una volta selezionata, apparirà una finestra a comparsa che ti consentirà di scegliere dove si trova il tuo file immagine.
3. Una volta aggiunta la firma, fai clic su “Firma”.

Una volta aggiunta, apparirà anche una piccola icona di firma nella parte inferiore della finestra per indicare che il documento è stato firmato. I destinatari possono fare doppio clic sulla firma o cliccare sull’icona per visualizzare le informazioni relative al firmatario.

Come aggiungere una firma digitale invisibile in Microsoft Word

Prima di firmare digitalmente un documento con un certificato di firma digitale, è necessario acquistare e completare la convalida di un certificato da un’Autorità di Certificazione affidabile, come Sectigo. Una volta emesso, il certificato sarà disponibile sul dispositivo tramite il metodo di firma supportato, ad esempio un token USB.

Quindi seguire questi passaggi:

1. Nella scheda File, selezionare Informazioni
2. Selezionare Proteggi documento > Aggiungi una firma digitale
3. Verrà visualizzata una finestra di dialogo con diversi campi che è possibile compilare. Queste opzioni includono:
   1. Tipo di impegno: selezionare il tipo di impegno che si sta assumendo con la firma (ad es. “ho creato e approvato questo documento”)
   2. Scopo della firma di questo documento: inserire il motivo della firma del documento.
4. Fare clic su Firma. Verrà quindi richiesto di salvare il file sul proprio dispositivo. Una volta salvato, la firma digitale invisibile è definitiva.

Una volta aggiunta, nella parte inferiore della finestra compare una piccola icona di firma a indicare che il documento è stato firmato. I destinatari possono fare clic sull’icona per visualizzare le informazioni relative al firmatario.

Come aggiungere una firma digitale in Microsoft Windows utilizzando un certificato di firma digitale

Prima di firmare digitalmente un documento con un certificato di firma digitale, è necessario acquistare e completare la convalida di un certificato presso un’Autorità di Certificazione affidabile, come Sectigo. Una volta emesso, il certificato sarà disponibile sul dispositivo tramite il metodo di firma supportato, ad esempio un token USB.

Quindi seguire questi passaggi:

1. Aprire il documento che deve essere firmato.
2. Inserire il token USB (smart card) contenente il certificato nella porta USB del computer. Microsoft copierà automaticamente il certificato nell’archivio certificati dell’API crittografica (CAPI) del computer.
3. Fare clic su Altri strumenti nel riquadro Strumenti. Verrà visualizzata la pagina Crea e modifica.
4. Selezionare Certificati.
5. Nella barra degli strumenti Certificati, selezionare Firma digitale. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Selezione area di firma.
6. Fare clic su OK nella finestra di dialogo Selezione area di firma.
7. Con il mouse, fare clic e trascinare per tracciare l’area in cui si desidera che appaia la firma. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Firma con un ID digitale.
8. Fare clic su Continua. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Firma come <Il proprio nome>.
9. Fare clic su Firma. Si aprirà la finestra di dialogo Esplora risorse.
10. Selezionare la cartella in cui salvare il documento firmato.
11. Digitare il nome del documento.
12. Fare clic su Salva. Verrà richiesto di inserire il PIN.
13. Inserire il PIN e fare clic su OK. La firma apparirà nel documento.

Proteggere i documenti Word con i certificati di firma Sectigo

Per i documenti semplici, può essere sufficiente una firma digitata, un'immagine della firma scansionata o una riga di firma in Word. Per documenti che richiedono un livello di affidabilità più elevato, una firma digitale supportata da un certificato offre una protezione più solida.

I certificati di firma dei documenti di Sectigo aiutano privati e organizzazioni ad applicare firme digitali affidabili a file importanti, garantendo l’integrità dei documenti, la conformità normativa e la non ripudiabilità. Document Signing Professional è pensato per i professionisti indipendenti che firmano a proprio nome, mentre Document Signing Enterprise supporta le organizzazioni che necessitano di una gestione centralizzata della firma dei documenti per più utenti.

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