Come firmare digitalmente un documento Word

Ma come proteggere questi documenti da manomissioni non autorizzate? È possibile firmare elettronicamente un documento Word?

Fortunatamente la risposta è sì. Tuttavia, quando si firmano documenti Word, o qualsiasi altro documento, è essenziale seguire i passaggi corretti. Qui di seguito illustriamo il funzionamento della firma digitale e la procedura per firmare elettronicamente un documento di Microsoft Word.

Come funziona la firma digitale in Microsoft Word

A differenza della firma autografa, la firma digitale consente lo scambio sicuro di documenti e flussi di lavoro elettronici, garantisce l'integrità e la paternità dei documenti e soddisfa i requisiti di conformità dei documenti elettronici.

Questo tipo di firma elettronica, o e-signature, è un timbro di autenticazione crittografato applicato a informazioni digitali come messaggi di posta elettronica, macro o documenti elettronici. In questo modo, quando si firma un documento Word in modo digitale, si conferma che le informazioni contenute nel documento provengono dal firmatario e non sono state alterate. In questo modo gli utenti hanno la certezza che i documenti firmati provengono da una fonte riconosciuta e non sono stati falsificati o manomessi.

Le firme digitali possono essere applicate a diversi tipi di documenti, tra cui file Adobe PDF, PNG, file immagine, JPG e documenti Word.

Per creare una firma digitale, è necessario disporre di un certificato di firma che ne attesti l'identità (per i documenti in particolare, è necessario un certificato di firma del documento). Quando si invia un file firmato digitalmente, si inviano anche il certificato e la chiave pubblica. I certificati digitali sono emessi da un'autorità di certificazione (CA), come Sectigo.

Aggiunta di una riga di firma in Microsoft Word

L'utilizzo dei campi di firma nei file di Microsoft Office consente alle organizzazioni di ridurre i rischi quando si utilizzano transazioni elettroniche e di snellire i processi cartacei per i contratti o altri accordi. Le firme digitali forniscono una registrazione di ciò che è stato esattamente firmato e possono essere verificate in futuro.

I documenti firmati presentano un pulsante Firma in basso. Inoltre, per i documenti firmati, le informazioni sulla firma appaiono nella sezione Info e possono essere visualizzate facendo clic sulla scheda File di Word.

Per aggiungere una riga di firma, procedere come segue:

• Aprire il documento da firmare in Microsoft Word o Excel.

• Nel documento Word o nel foglio di lavoro Excel, posizionare il cursore nel punto in cui si desidera che appaia la riga della firma.

• Fare clic sulla scheda Inserisci, situata in alto a destra nella barra dei menu. Apparirà un nuovo menu a tendina.

• Fare clic su Riga di firma, nella sezione “Testo” sul lato destro del nuovo menu a tendina.

• Verrà visualizzata la finestra di dialogo Impostazione firma. Nella prima casella di testo, inserire il nome del firmatario suggerito. È inoltre possibile aggiungere il titolo e l'e-mail del firmatario suggerito, nonché le istruzioni.

• Se si preferisce, è possibile selezionare la voce Consenti al firmatario di aggiungere commenti nella finestra di dialogo Firma per consentire al firmatario di digitare uno scopo per la propria firma o selezionare la voce Mostra la data di firma nella riga della firma per aggiungere la data di firma del documento.

• Fare clic su OK

Una volta completato, sul documento apparirà una riga di firma nella posizione scelta. Questi passaggi possono essere ripetuti se sono necessarie altre firme.

Come firmare elettronicamente un documento Word

Se siete il firmatario, è probabile che vi venga fornito un documento con una riga di firma già compilata all'interno del documento Word. Apponendo la vostra firma sulla riga, creerete una versione visibile e digitale della vostra firma. Per inserire una firma in un documento Word, procedere come segue:

• Fare doppio clic sulla casella della firma o fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Firma.

• Viene visualizzata una finestra di dialogo con diverse opzioni per aggiungere la firma. Queste opzioni includono:

  • Una versione stampata della firma digitando il proprio nome nella casella accanto alla X.

  • Una firma autografa utilizzando la funzione di inchiostrazione.

  • Un'immagine della firma facendo clic su Seleziona immagine. Una volta selezionata, apparirà una finestra a comparsa che consentirà di scegliere la posizione del file immagine.

• Una volta aggiunta la firma, fare clic su Firma.

Una volta aggiunta, nella parte inferiore della finestra apparirà anche una piccola icona di firma per indicare che il documento è stato firmato. I destinatari possono fare doppio clic sulla firma o sull'icona per visualizzare le informazioni sul firmatario.

Come aggiungere una firma digitale invisibile in Microsoft Word

Una firma invisibile in Microsoft Word consente all'utente di verificare l'autenticità o l'integrità di un documento senza visualizzare una linea di firma visibile. Ciò garantisce che il documento non sia stato alterato e conferma l'identità del firmatario. Una volta firmata digitalmente una firma invisibile, apparirà un pulsante Firma e il file passerà a un formato di sola lettura per evitare future manomissioni.

Per aggiungere una firma invisibile, procedere come segue:

• Nella scheda File, selezionare Info

• Selezionare Proteggi documento > Aggiungi una firma digitale

• Viene visualizzata una finestra di dialogo con diversi campi che si può scegliere di riempire. Queste opzioni includono:

  • Tipo di impegno: Selezionare il tipo di impegno che si sta assumendo con la firma (ad esempio, creazione e approvazione del documento).

  • Scopo della firma del documento: Inserire il motivo della firma del documento.

• Fare clic su Firma. Verrà quindi richiesto di salvare il file sul dispositivo. Una volta salvato, la firma digitale invisibile è definitiva.

Una volta aggiunta, una piccola icona di firma appare nella parte inferiore della finestra per indicare che è stata firmata. I destinatari possono fare clic sull'icona per visualizzare le informazioni sul firmatario.

Aggiungere una firma digitale in Microsoft Windows utilizzando un certificato di firma del documento

Per firmare digitalmente un documento utilizzando un certificato di firma dei documenti in ambiente Microsoft Windows, procedere come segue:

• Aprire il documento da firmare.

• Inserire il token della smart card USB con il certificato nella porta USB del computer. Microsoft copierà automaticamente il certificato nell'archivio certificati dell'API crittografica (CAPI) del computer.

• Fare clic su Altri strumenti nel riquadro Strumenti. Viene visualizzata la pagina Crea e modifica.

• Selezionare Certificati.

• Nella barra degli strumenti Certificati, selezionare Firma digitale. Viene visualizzata la finestra di dialogo Selezione area di firma.

• Fare clic su OK nella finestra di dialogo Selezione area firma.

• Con il mouse, fare clic e trascinare per disegnare l'area in cui si desidera che appaia la firma. Viene visualizzata la finestra di dialogo Firma con ID digitale.

• Fare clic su Continua. Viene visualizzata la finestra di dialogo Firma come <nome>.

• Fare clic su Firma. Si aprirà la finestra di dialogo Esplora risorse.

• Selezionare la cartella in cui salvare il documento firmato.

• Digitare il nome del documento.

• Fare clic su Salva. Verrà richiesto di inserire il PIN.

Immettere il PIN e fare clic su OK. La firma apparirà nel documento.

Migliorate la sicurezza con le soluzioni di Sectigo per i certificati di firma dei documenti

La firma digitale dei documenti Word è un processo semplice che garantisce l'autenticità e protegge l'integrità dei contenuti sensibili. Trascurare il processo di firma può rendere i documenti vulnerabili a manomissioni e modifiche non autorizzate, compromettendone l'integrità e l'affidabilità.

Per ottenere il massimo livello di sicurezza e fiducia, utilizzate le opzioni di certificato di firma dei documenti di Sectigo. Contattate Sectigo oggi stesso per ulteriori domande su come le nostre soluzioni complete possano soddisfare tutte le vostre esigenze di firma digitale dei documenti.