Cosa sono le firme digitali e come funzionano?

Firma digitale vs firma elettronica

Le firme elettroniche, comunemente denominate “e-signature”, costituiscono un ampio insieme di soluzioni che utilizzano un processo elettronico per convalidare un documento o una transazione tramite firma. Poiché i documenti e le comunicazioni stanno diventando sempre più digitali, le aziende e i consumatori di tutto il mondo hanno adottato la rapidità e la praticità offerte da questo tipo di firme. Esistono tuttavia molti tipi diversi di firme elettroniche, ciascuno dei quali consente agli utenti di firmare documenti in formato digitale e offre un certo grado di autenticazione dell’identità.

Le firme digitali sono un tipo specifico di firma elettronica e rappresentano la variante più sicura disponibile. Le firme digitali si basano su certificati PKI emessi da un’Autorità di Certificazione (CA). Prima di emettere un certificato per la firma di un documento, la CA verifica l’identità del firmatario attraverso un processo di verifica. Tale processo può comportare controlli della documentazione, verifica organizzativa o altre procedure a seconda del tipo di certificato, ovvero validazione organizzativa (OV) o validazione estesa (EV). Altri tipi di firma elettronica meno sicuri possono utilizzare metodi di autenticazione elettronica comuni per verificare l’identità del firmatario, come un indirizzo e-mail, un nome utente/ID aziendale o un numero di telefono/PIN.

A causa dei diversi requisiti tecnici e di sicurezza, le firme elettroniche variano in termini di accettazione a livello settoriale, geografico e giuridico. Le firme digitali sono conformi ai requisiti normativi più rigorosi, tra cui la legge federale statunitense ESIGN Act e altre leggi internazionali applicabili.

Come funzionano le firme digitali?

Le firme digitali utilizzano la PKI, considerata lo standard di riferimento per l’autenticazione dell’identità digitale e la crittografia. La PKI si basa sull’uso di due chiavi correlate, una chiave pubblica e una chiave privata, per crittografare e decrittografare un messaggio utilizzando robusti algoritmi di crittografia a chiave pubblica. La firma viene generata utilizzando la chiave privata del firmatario, che collega in modo sicuro la sua identità al documento. È inoltre possibile applicare un timestamp per registrare il momento in cui il documento è stato firmato e contribuire a preservarne la validità nel tempo.

Ecco come funziona l’invio di una firma digitale:

1. Il mittente seleziona il file da firmare digitalmente nella piattaforma o nell’applicazione dedicata ai documenti.
2. Il computer del mittente calcola il valore hash univoco del contenuto del file.
3. Questo valore hash viene crittografato con la chiave privata del mittente per creare la firma digitale.
4. Il file originale, insieme alla relativa firma digitale, viene inviato al destinatario.
5. Il destinatario apre il file in un’applicazione compatibile, che riconosce che il file è stato firmato digitalmente.
6. Il computer del destinatario decrittografa quindi la firma digitale utilizzando la chiave pubblica del mittente.
7. Il computer del destinatario calcola quindi l’hash del file originale e confronta l’hash che ha calcolato con l’hash ora decrittografato del file del mittente per confermare che il file non sia stato alterato.

Quali garanzie di sicurezza offrono?

Le firme digitali offrono tre garanzie fondamentali in materia di sicurezza:

• Autenticazione dell’identità del firmatario,
• Integrità dei dati per confermare che il documento non sia stato alterato
• Non ripudio, ovvero il firmatario non può negare in un secondo momento di aver approvato il documento

Insieme, queste protezioni aiutano le organizzazioni a ridurre le frodi, a soddisfare i requisiti di conformità e a condurre transazioni digitali sicure con fiducia.

In che modo le organizzazioni ottengono un certificato di firma digitale?

Il processo per creare una firma digitale è semplice e intuitivo, sia per i liberi professionisti che per le imprese. Innanzitutto è necessario un certificato di firma digitale, che può essere ottenuto tramite un’Autorità di Certificazione affidabile, come Sectigo. Una volta completata la procedura di acquisto ed emissione, è possibile scaricare e installare il certificato. Successivamente, è sufficiente utilizzare la funzione di firma digitale della piattaforma o dell’applicazione appropriata.

Ad esempio, la maggior parte delle applicazioni di posta elettronica mette a disposizione un pulsante “Firma digitale”, mentre i documenti di Microsoft Word possono mostrare un pulsante di firma una volta aggiunta una riga di firma.

In che modo i destinatari verificano un documento firmato digitalmente?

Quando si invia un documento firmato con una chiave privata, il destinatario ottiene la chiave pubblica del firmatario per verificare la firma digitale. Una volta decrittografato il documento, il destinatario può visualizzare il documento inalterato, proprio come previsto dall’utente. Se il destinatario non riesce a verificare il documento utilizzando la chiave pubblica, significa che il documento è stato alterato o addirittura che la firma non appartiene al firmatario originale.

Perché è fondamentale proteggere la chiave privata?

La tecnologia della firma digitale richiede che tutte le parti coinvolte abbiano fiducia nel fatto che la persona che crea la firma sia stata in grado di mantenere segreta la propria chiave privata. Se qualcun altro avesse accesso alla chiave privata del firmatario, tale soggetto potrebbe creare firme digitali fraudolente a nome del titolare della chiave privata.

Cosa succede se un documento firmato viene modificato?

Se il mittente o il destinatario alterano il file dopo che è stato firmato digitalmente, il valore hash del documento cambia. Quando il sistema del destinatario confronta l’hash appena aggiornato con quello originale firmato, qualsiasi discrepanza rivela che il documento è stato modificato. In questo caso, la firma digitale viene contrassegnata come non valida, avvisando gli utenti di una potenziale manomissione.

Che aspetto ha una firma digitale?

Poiché il cuore di una firma digitale è il certificato PKI, che è codice software, la firma digitale in sé non è intrinsecamente visibile. Tuttavia, le piattaforme documentali possono fornire una prova facilmente riconoscibile del fatto che un documento sia stato firmato digitalmente. Questa rappresentazione e i dettagli del certificato visualizzati variano a seconda del tipo di documento e della piattaforma di elaborazione. Ad esempio, un PDF di Adobe mostra un indicatore visivo, come l’icona di un sigillo o un nastro blu nella parte superiore del documento, che riporta il nome del firmatario e l’emittente del certificato.

Inoltre, può essere apposta su un documento allo stesso modo in cui vengono apposte le firme su un documento cartaceo e può includere un'immagine della propria firma autografa, la data, il luogo e il timbro ufficiale.

Le firme digitali possono anche essere invisibili, sebbene il certificato digitale rimanga valido. Le firme invisibili sono utili quando il tipo di documento in genere non riporta l’immagine di una firma fisica, come una fotografia. Le proprietà del documento possono rivelare le informazioni relative al certificato digitale, all’autorità di certificazione (CA) emittente e un’indicazione dell’autenticità e dell’integrità del documento.

Se una firma digitale non è valida per qualsiasi motivo, i documenti visualizzano un avviso che indica che non è affidabile.

Perché sono importanti?

Con l’aumento delle attività commerciali svolte online, gli accordi e le transazioni che un tempo venivano firmati su carta vengono ora gestiti attraverso flussi di lavoro interamente digitali. Questo cambiamento accresce la necessità di verificare l’identità e garantire che i documenti non siano stati alterati. Le firme digitali garantiscono tale affidabilità autenticando il firmatario e proteggendo i documenti da manomissioni o frodi.

Inoltre, consentono flussi di lavoro più rapidi ed efficienti. I documenti possono essere firmati in modo sicuro da qualsiasi dispositivo, condivisi istantaneamente e monitorati fino al completamento grazie a chiari percorsi di audit. Poiché la firma è incorporata nel file, rimane intatta e verificabile ovunque il documento venga inviato.

Oltre che per le grandi organizzazioni, le firme digitali sono altrettanto preziose per i professionisti indipendenti, i consulenti e le piccole imprese che necessitano di un modo semplice e affidabile per firmare contratti, accordi e documenti dei clienti senza infrastrutture complesse. Le soluzioni progettate per i privati facilitano la creazione di credibilità e il mantenimento di flussi di lavoro sicuri e conformi.

È fondamentale che questi accordi firmati digitalmente siano riconosciuti dal punto di vista legale. Le firme digitali garantiscono la conformità a importanti standard quali la legge federale statunitense ESIGN Act, la GLBA, HIPAA/HITECH, PCI DSS e l’accordo Safe Harbor tra Stati Uniti e Unione Europea.

Casi d’uso comuni delle firme digitali

Oggi le firme digitali sono comunemente utilizzate in un’ampia gamma di processi aziendali per migliorare la sicurezza, l’integrità e l’efficienza delle transazioni critiche che vengono ormai gestite in formato digitale, tra cui:

• Contratti e documenti legali: le firme digitali hanno valore legale vincolante. Sono quindi ideali per qualsiasi documento legale che richieda una firma autenticata da parte di una o più parti e la garanzia che il documento non sia stato modificato.
• Contratti di vendita: grazie alla firma digitale di contratti e accordi di vendita, vengono autenticate le identità sia del venditore che dell’acquirente, e entrambe le parti hanno la certezza che le firme siano legalmente vincolanti e che i termini e le condizioni dell’accordo non siano stati alterati.
• Documenti finanziari: i reparti finanziari appongono la firma digitale sulle fatture in modo che i clienti abbiano la certezza che la richiesta di pagamento provenga dal venditore corretto, e non da un malintenzionato che tenti di truffare l’acquirente indurlo a inviare il pagamento su un conto fraudolento.
• Dati sanitari: nel settore sanitario, la riservatezza dei dati è fondamentale sia per le cartelle cliniche dei pazienti che per i dati di ricerca. Le firme digitali garantiscono che queste informazioni sensibili non siano state alterate quando condivise tra le parti consenzienti.
• Moduli governativi: le agenzie governative a livello federale, statale e locale hanno linee guida e normative più rigorose rispetto a molte aziende del settore privato. Dall’approvazione dei permessi alla registrazione dell’orario di lavoro su un foglio presenze, le firme possono ottimizzare la produttività assicurando che il dipendente giusto sia coinvolto per le approvazioni appropriate.
• Documenti di spedizione: per i produttori, garantire che i manifesti di carico o le polizze di carico siano sempre accurati contribuisce a ridurre costosi errori di spedizione. Tuttavia, la documentazione cartacea è ingombrante, non è sempre facilmente accessibile durante il trasporto e può andare persa. Firmando digitalmente i documenti di spedizione, mittenti e destinatari possono accedere rapidamente a un file, verificare che la firma sia aggiornata e confermare che non si siano verificate manomissioni.

Proteggi i tuoi documenti con Sectigo

I certificati di firma dei documenti Sectigo verificano l’identità del firmatario e confermano che un documento non sia stato alterato dopo la firma. Ogni firma è legata crittograficamente al file, consentendo ai destinatari di convalidarne autonomamente l’autenticità e l’integrità.

Sectigo offre soluzioni sia per le organizzazioni che per i privati. I certificati di firma dei documenti supportano i casi d’uso aziendali con una firma scalabile e basata su criteri, mentre Document Signing Professional è progettato per professionisti indipendenti e piccole imprese che necessitano di un modo semplice e affidabile per firmare i documenti. In entrambi i casi, l’identità verificata viene incorporata direttamente in ogni file, creando documenti a prova di manomissione riconosciuti da piattaforme come Adobe Acrobat e Microsoft Office.

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