Requisiti legali delle firme digitali: quando sono giuridicamente vincolanti?

Che cos’è una firma digitale?

Le firme digitali sono un tipo di firma elettronica che si avvale della PKI per verificare l’identità e proteggere i documenti da manomissioni. Vengono utilizzate per firmare vari elementi, tra cui documenti, applicazioni, programmi o altri tipi di file elettronici.

Un certificato di firma digitale è una credenziale basata sulla PKI che autentica l’identità del firmatario e conferma che i documenti trasmessi elettronicamente e i messaggi digitali non siano stati falsificati o alterati. Utilizzando la crittografia a chiave pubblica, la firma è matematicamente legata sia al firmatario che al file specifico. Le firme digitali sono semplicemente codici incorporati nei file, che possono essere visualizzati se il contesto di utilizzo lo richiede.

Come le firme autografe, le firme digitali sono univoche per il firmatario, ma garantiscono una sicurezza di gran lunga superiore grazie alla verifica dell’origine, dell’identità e dell’integrità. Grazie a queste protezioni, sono ampiamente riconosciute come giuridicamente vincolanti negli Stati Uniti e in molte altre giurisdizioni, purché siano soddisfatti i requisiti applicabili.

Le firme digitali sono conformi a normative rigorose, tra cui l’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) degli Stati Uniti, l’Uniform Electronic Transactions Act (UETA) e quadri normativi internazionali analoghi.

Qual è la differenza tra una firma digitale e una firma elettronica

Sebbene spesso utilizzate in modo intercambiabile, le firme elettroniche e le firme digitali non sono la stessa cosa. La distinzione è estremamente importante dal punto di vista giuridico.

Le firme elettroniche costituiscono l’insieme più ampio di soluzioni che utilizzano un processo elettronico per apporre una firma su un documento o una transazione. L’uso di questo tipo di firma è cresciuto incredibilmente nel tempo, man mano che i documenti e le comunicazioni si spostano sempre più nell’ambito digitale e le aziende e i consumatori di tutto il mondo ne apprezzano la velocità e la praticità. Esistono tuttavia molti tipi diversi di firme elettroniche, ciascuna delle quali consente agli utenti di firmare documenti in formato digitale e offre un certo grado di autenticazione dell’identità.

Le firme digitali sono un tipo sicuro di firma elettronica che si basa su certificati digitali emessi da un’autorità di certificazione affidabile per verificare l’identità del firmatario e proteggere il documento da eventuali alterazioni.

Altri tipi di firme elettroniche possono basarsi su metodi di autenticazione meno sicuri, come indirizzi e-mail o numeri di telefono. Per transazioni a rischio più elevato o requisiti legali più rigorosi, spesso si preferiscono le firme digitali basate su PKI perché creano un collegamento verificabile tra l’identità del firmatario e il documento firmato.

Le firme digitali sono giuridicamente vincolanti?

Sì. Le firme digitali sono generalmente giuridicamente vincolanti nella maggior parte delle giurisdizioni, sebbene i requisiti specifici varino a seconda del paese e del tipo di transazione. Poiché le firme digitali sono un tipo sicuro di firma elettronica, sono in genere accettate ovunque siano consentite le firme elettroniche.

Un PDF firmato digitalmente è legalmente valido nella maggior parte delle giurisdizioni. Tuttavia, per transazioni a basso rischio o informali, il livello di sicurezza fornito da una firma digitale potrebbe essere superiore al necessario. Tuttavia, con l’aumento del lavoro a distanza e della digitalizzazione dei documenti, cresce il numero sia di organizzazioni che di professionisti indipendenti che devono fornire firme con identità verificata.

Per essere considerata una firma digitale legittima, il requisito fondamentale è che l’identità del firmatario sia collegata in modo sicuro alla firma, in genere tramite un certificato o altre credenziali autenticate. Un certificato di firma dei documenti fornisce questo collegamento utilizzando una coppia di chiavi pubblica e privata per verificare l’identità del firmatario e rilevare eventuali modifiche al documento. Questo collegamento garantisce la non ripudiabilità e lega la firma direttamente al firmatario.

Prima di prendere qualsiasi decisione sul tipo di firma più adatto a voi o alla vostra organizzazione, vi invitiamo a fare riferimento alla normativa locale e alle migliori pratiche del settore. In questa sezione, esamineremo a livello generale la questione della legalità negli Stati Uniti (USA) e nell’Unione Europea (UE).

La firma digitale negli Stati Uniti

Le firme digitali, e le firme elettroniche in generale, sono legalmente valide negli Stati Uniti, purché siano soddisfatte determinate condizioni. Ciò è dovuto in gran parte a due atti normativi: l’UETA (Uniform Electronic Transactions Act), redatto nel 1999, e l’ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), approvato nel 2000.

Quando la Uniform Laws Commission ha creato l’UETA, intendeva istituire un quadro giuridico che potesse essere utilizzato dagli Stati per promulgare leggi simili in materia di firme elettroniche a tutti i livelli. Ha stabilito una base di standard minimi per ogni aspetto, dalle modalità di creazione e trasferimento dei documenti fino alla loro conservazione, insieme alle tracce di audit richieste lungo l’intero processo.

Prima dell’entrata in vigore di queste leggi federali, esistevano solo leggi e quadri normativi statali frammentari riguardanti la legalità delle firme digitali ed elettroniche. Ciò complicava qualsiasi tentativo di standardizzazione a livello nazionale per le organizzazioni negli Stati Uniti.

Ad oggi, l’UETA è stata adottata da 49 Stati degli Stati Uniti e dal Distretto di Columbia. New York è lo Stato principale che non ha adottato direttamente tale quadro normativo, ma dispone invece di leggi proprie che disciplinano i requisiti relativi alle firme in modo analogo.

Mentre l’UETA mirava a standardizzare i requisiti minimi per le leggi statali in materia di firme elettroniche, l’ESIGN Act ha cercato di facilitarne l’adozione e l’accettazione. Questa legge ha garantito che le firme elettroniche qualificate possano essere utilizzate in quasi tutte le situazioni in cui è possibile utilizzare una firma autografa. Ciò include situazioni importanti come le prove nei procedimenti civili o penali. Questa legge ha essenzialmente codificato la validità delle firme elettroniche e le ha stabilite come dichiarazioni di identità legalmente vincolanti.

La legalità delle firme elettroniche e digitali negli Stati Uniti ruota attorno a quattro pilastri principali:

1. Intenzione: Non è diverso da quanto avviene con una firma autografa. Il firmatario deve dimostrare la chiara intenzione di apporre effettivamente il proprio nome/identità al documento elettronico. In questo caso, non è possibile costringere qualcuno a rinunciare a tale intenzione e considerarla comunque una firma legale.
2. Consenso: Quando viene firmato un documento o un contratto elettronico, ogni parte firmataria deve acconsentire espressamente all’uso della firma elettronica. In assenza di tale consenso, l’uso delle firme elettroniche non può essere considerato valido, a meno che il firmatario non abbia dato il proprio consenso in una data precedente e non lo abbia mai revocato.
3. Accuratezza: Il metodo specifico utilizzato per apporre la firma elettronica non solo deve conservare una traccia, ma deve anche garantire che tale traccia sia dimostrabilmente accurata. Tale traccia dovrebbe inoltre spiegare in modo esaustivo il metodo utilizzato per creare e apporre la firma elettronica.
4. Conservazione: La traccia di una firma elettronica deve essere riprodotta accuratamente e resa disponibile per gli archivi di qualsiasi parte avente diritto a tali dati. Ciò garantisce una traccia di audit e consente l’accesso a qualsiasi documentazione necessaria.

Alcuni documenti potrebbero comunque richiedere firme tradizionali o procedure speciali, come i testamenti, alcune questioni di diritto di famiglia, determinati atti giudiziari e documenti che richiedono l’autenticazione notarile di persona, a seconda della legislazione statale.

Firme digitali nell’Unione Europea

L’Unione Europea (UE) ha emanato nel 2014 il regolamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication, and Trust Services) per regolamentare le firme elettroniche, i vari processi coinvolti e gli organismi di regolamentazione incaricati dell’applicazione.

Ai sensi dell’eIDAS, le firme elettroniche sono classificate in tre livelli:

• Firme elettroniche semplici (SES): metodi di riconoscimento elettronico di base senza verifica dell’identitàFirme elettroniche avanzate (AES): collegate in modo univoco al firmatario e richiedono la verifica dell’identità
• Firme elettroniche qualificate (QES): l’opzione più sicura, creata utilizzando certificati qualificati ed emessa da un fornitore di servizi di fiducia qualificato (QTSP)
• Le firme digitali ai sensi dell’eIDAS offrono un grado di garanzia più elevato e alcune hanno lo stesso valore legale di una firma autografa. La conformità ai requisiti dell’eIDAS richiede un certificato qualificato memorizzato in una delle diverse soluzioni di firma qualificate che devono essere emesse e gestite da un fornitore di servizi di fiducia qualificato (QTSP) come Sectigo.

I certificati qualificati di Sectigo consentono a privati e organizzazioni di firmare o sigillare documenti e soddisfare i requisiti dell’eIDAS.

I requisiti della firma digitale eIDAS includono:

1. Identità: Il firmatario è identificato e convalidato
2. Intenzione: Registrazione della comprensione del contenuto da parte del firmatario e dell’intenzione di firmare
3. Affidabilità: È affidabile e sicura per il caso d’uso specifico. Ciò può significare:
   1. La manomissione o la modifica del contenuto o della firma viene rilevata e registrata
   2. Il processo o la soluzione utilizzati per creare la firma digitale sono gestiti esclusivamente dal firmatario e collegati solo alla sua identità

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Qual è lo scopo della firma digitale?

Una firma digitale utilizza una chiave digitale sicura che certifica l’identità dell’autore di un messaggio digitale, di un modulo elettronico o di un documento. Ciò garantisce ai clienti la certezza che i documenti firmati provengano da una fonte riconosciuta e che i loro registri elettronici non siano stati falsificati o manomessi.

Casi d’uso

Le firme digitali vengono utilizzate in molti modi e possono essere suddivise, in linea di massima, in tre grandi categorie di casi d’uso:

• Attribuzione: Se la firma è allegata a un file, a un messaggio o a un documento, è legalmente attendibile che il titolare della firma sia stato coinvolto. Non vi è alcun dubbio né rischio di ripudio, e vi sarà inoltre una conservazione dei dati che lascia una traccia di audit.
• Autenticità: L'utilizzo di una firma implica che l'identità del firmatario sia stata convalidata da un'autorità di certificazione (CA) di terze parti, come Sectigo. Questo livello di convalida e autenticazione garantisce l'attribuzione della firma.
• Integrità: L'apposizione di una firma su un file, in particolare su un messaggio o un'e-mail, informa il destinatario (sia esso una persona o un sistema) che i dati non sono stati alterati o manomessi durante il trasferimento. È importante notare che la firma di per sé non prevede misure di protezione, ma indica piuttosto al destinatario se è stata rilevata un'eventuale interferenza. Ciò consente al destinatario e al mittente di prendere una decisione informata su come reagire, comprendendo al contempo meglio i possibili vettori di attacco.

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Le firme digitali continuano a rappresentare un metodo sicuro e legalmente riconosciuto per la firma di documenti elettronici in tutto il mondo. Sebbene i requisiti specifici varino a seconda della giurisdizione e del settore, le normative moderne generalmente supportano la sottoscrizione elettronica di accordi quando è possibile dimostrare l’identità, l’intenzione e l’integrità del documento.

Che siate un professionista indipendente alla ricerca di una soluzione semplice per la firma di documenti o un’azienda che gestisce flussi di lavoro complessi, i certificati affidabili consentono di ottenere firme digitali sicure e verificabili. Scoprite di più sulle soluzioni per la firma di documenti e sulle opzioni di certificati eIDAS di Sectigo, oppure contattateci per discutere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.

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