Was sind digitale Signaturen und wie funktionieren sie?

Digitale Signatur vs. elektronische Signatur

Elektronische Signaturen, gemeinhin als E-Signaturen bezeichnet, sind eine breite Palette von Lösungen, die ein elektronisches Verfahren zur Annahme eines Dokuments oder einer Transaktion mit einer Unterschrift verwenden. Da Dokumente und Kommunikation zunehmend papierlos sind, haben Unternehmen und Verbraucher weltweit die Schnelligkeit und den Komfort dieser Art von Unterschriften angenommen. Es gibt jedoch viele verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, die es den Benutzern ermöglichen, Dokumente digital zu unterzeichnen und ein gewisses Maß an Identitätsauthentifizierung zu bieten.

Digitale Signaturen gehören zu diesen elektronischen Signaturtechnologien und sind die sicherste Art, die es gibt. Digitale Signaturen verwenden PKI-Zertifikate von einer Zertifizierungsstelle (CA), einer Art Vertrauensdiensteanbieter, um die Authentifizierung der Identität und die Integrität des Dokuments durch die verschlüsselte Verbindung der Signatur mit dem Dokument zu gewährleisten. Andere, weniger sichere Arten elektronischer Signaturen können gängige elektronische Authentifizierungsmethoden verwenden, um die Identität des Unterzeichners zu verifizieren, z. B. eine E-Mail-Adresse, einen Benutzernamen/eine ID des Unternehmens oder eine Telefonnummer/PIN.

Aufgrund unterschiedlicher technischer und sicherheitstechnischer Anforderungen werden elektronische Signaturen in verschiedenen Branchen, Regionen und Rechtsordnungen unterschiedlich akzeptiert. Digitale Signaturen erfüllen die anspruchsvollsten gesetzlichen Anforderungen, einschließlich des US-amerikanischen ESIGN Act und anderer anwendbarer internationaler Gesetze.

Wie funktionieren digitale Signaturen?

Digitale Signaturen nutzen PKI, das als Goldstandard für die Authentifizierung digitaler Identitäten und die Verschlüsselung gilt. PKI basiert auf der Verwendung von zwei miteinander verbundenen Schlüsseln, einem öffentlichen Schlüssel und einem privaten Schlüssel, um eine Nachricht mithilfe starker Algorithmen der Public-Key-Kryptografie zu verschlüsseln und zu entschlüsseln. Die Signatur wird mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners erstellt, wodurch dessen Identität sicher mit dem Dokument verknüpft wird. Zudem kann ein Zeitstempel hinzugefügt werden, um festzuhalten, wann das Dokument signiert wurde, und um seine Gültigkeit über einen längeren Zeitraum zu gewährleisten.

So funktioniert das Versenden einer digitalen Signatur:

1. Der Absender wählt die Datei, die digital signiert werden soll, in der Dokumentenplattform oder Anwendung aus.
2. Der Computer des Absenders berechnet den eindeutigen Hash-Wert des Dateiinhalts.
3. Dieser Hash-Wert wird mit dem privaten Schlüssel des Absenders verschlüsselt, um die digitale Signatur zu erstellen.
4. Die Originaldatei wird zusammen mit ihrer digitalen Signatur an den Empfänger gesendet.
5. Der Empfänger öffnet die Datei in einer kompatiblen Anwendung, die erkennt, dass die Datei digital signiert wurde.
6. Der Computer des Empfängers entschlüsselt daraufhin die digitale Signatur mit dem öffentlichen Schlüssel des Absenders.
7. Anschließend berechnet der Computer des Empfängers den Hashwert der Originaldatei und vergleicht diesen mit dem nun entschlüsselten Hashwert der Datei des Absenders, um sicherzustellen, dass die Datei nicht verändert wurde.

Welche Sicherheitsvorkehrungen bieten sie?

Digitale Signaturen bieten drei entscheidende Sicherheitsgarantien:

• Authentifizierung der Identität des Unterzeichners,
• Datenintegrität, um zu bestätigen, dass das Dokument nicht verändert wurde,
• Nichtabstreitbarkeit, d. h., der Unterzeichner kann später nicht leugnen, das Dokument genehmigt zu haben.

Zusammen tragen diese Schutzmaßnahmen dazu bei, dass Unternehmen Betrugsfälle reduzieren, Compliance-Anforderungen erfüllen und sichere digitale Transaktionen mit Vertrauen durchführen können.

Wie erhalten Unternehmen ein Zertifikat für digitale Signaturen?

Der Vorgang zur Erstellung einer digitalen Signatur ist sowohl für Selbstständige als auch für Unternehmen einfach und unkompliziert. Zunächst benötigen Sie ein Zertifikat für digitale Signaturen, das Sie über eine vertrauenswürdige Zertifizierungsstelle wie Sectigo erwerben können. Nach Abschluss des Kauf- und Ausstellungsverfahrens können Sie das Zertifikat herunterladen und installieren. Anschließend nutzen Sie einfach die Funktion zur digitalen Signatur der entsprechenden Dokumentenplattform oder Anwendung.

Beispielsweise bieten die meisten E-Mail-Anwendungen eine Schaltfläche „Digital signieren“ an, während in Microsoft Word-Dokumenten möglicherweise eine Signaturschaltfläche angezeigt wird, sobald eine Signaturzeile hinzugefügt wurde.

Wie überprüfen Empfänger ein digital signiertes Dokument?

Beim Versand eines mit einem privaten Schlüssel signierten Dokuments erhält der Empfänger den öffentlichen Schlüssel des Unterzeichners, um die digitale Signatur zu überprüfen. Sobald das Dokument entschlüsselt ist, kann der Empfänger das unveränderte Dokument so anzeigen, wie es vom Benutzer beabsichtigt war. Kann der Empfänger das Dokument nicht mit dem öffentlichen Schlüssel überprüfen, bedeutet dies, dass das Dokument verändert wurde oder dass die Signatur gar nicht vom ursprünglichen Unterzeichner stammt.

Warum ist der Schutz des privaten Schlüssels so wichtig?

Die Technologie der digitalen Signatur setzt voraus, dass alle Beteiligten darauf vertrauen, dass die Person, die die Signatur erstellt, ihren eigenen privaten Schlüssel geheim halten konnte. Wenn jemand anderes Zugriff auf den privaten Schlüssel des Unterzeichners hat, könnte diese Person betrügerische digitale Signaturen im Namen des Inhabers des privaten Schlüssels erstellen.

Was passiert, wenn ein signiertes Dokument verändert wird?

Wenn entweder der Absender oder der Empfänger die Datei nach der digitalen Signatur verändert, ändert sich der Hash-Wert des Dokuments. Wenn das System des Empfängers den neu aktualisierten Hash mit dem ursprünglich signierten Hash vergleicht, zeigt jede Abweichung, dass das Dokument verändert wurde. In diesem Fall wird die digitale Signatur als ungültig markiert, wodurch die Nutzer auf eine mögliche Manipulation hingewiesen werden.

Wie sieht eine digitale Signatur aus?

Da das Herzstück einer digitalen Signatur das PKI-Zertifikat ist, bei dem es sich um Softwarecode handelt, ist die digitale Signatur selbst nicht direkt sichtbar. Dokumentenplattformen können jedoch einen leicht erkennbaren Nachweis dafür liefern, dass ein Dokument digital signiert wurde. Diese Darstellung und die angezeigten Zertifikatsdetails variieren je nach Dokumenttyp und Verarbeitungsplattform. Beispielsweise zeigt ein Adobe-PDF-Dokument oben im Dokument einen visuellen Hinweis wie ein Siegel-Symbol oder ein blaues Band an, auf dem der Name des Unterzeichners und der Zertifikatsaussteller angegeben sind.

Zudem kann sie auf einem Dokument genauso erscheinen wie Unterschriften auf einem physischen Dokument und ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift, das Datum, den Ort sowie ein offizielles Siegel enthalten.

Digitale Signaturen können auch unsichtbar sein, wobei das digitale Zertifikat dennoch gültig bleibt. Unsichtbare Signaturen sind nützlich, wenn die Art des Dokuments üblicherweise kein Bild einer physischen Unterschrift, wie beispielsweise ein Foto, anzeigt. In den Eigenschaften des Dokuments können Informationen über das digitale Zertifikat, die ausstellende Zertifizierungsstelle sowie ein Hinweis auf die Authentizität und Integrität des Dokuments enthalten sein.

Ist eine digitale Signatur aus irgendeinem Grund ungültig, wird in den Dokumenten eine Warnung angezeigt, dass sie nicht vertrauenswürdig ist.

Warum sind sie wichtig?

Da immer mehr Geschäfte online abgewickelt werden, werden Vereinbarungen und Transaktionen, die früher auf Papier unterzeichnet wurden, heute über vollständig digitale Arbeitsabläufe abgewickelt. Dieser Wandel erhöht die Notwendigkeit, die Identität zu überprüfen und sicherzustellen, dass Dokumente nicht verändert wurden. Digitale Signaturen schaffen dieses Vertrauen, indem sie den Unterzeichner authentifizieren und Dokumente vor Manipulationen oder Betrug schützen.

Außerdem ermöglichen sie schnellere und effizientere Arbeitsabläufe. Dokumente können von jedem Gerät aus sicher unterzeichnet, sofort geteilt und bis zum Abschluss anhand klarer Prüfpfade nachverfolgt werden. Da die Signatur in die Datei eingebettet ist, bleibt sie intakt und überprüfbar, egal wohin das Dokument gesendet wird.

Über große Organisationen hinaus sind digitale Signaturen ebenso wertvoll für Selbstständige, Berater und kleine Unternehmen, die eine einfache, vertrauenswürdige Möglichkeit benötigen, Verträge, Vereinbarungen und Kundendokumente ohne komplexe Infrastruktur zu unterzeichnen. Lösungen, die für Einzelpersonen entwickelt wurden, machen es einfach, Glaubwürdigkeit aufzubauen und sichere, konforme Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass diese digital signierten Vereinbarungen aus rechtlicher Sicht anerkannt werden. Digitale Signaturen unterstützen die Einhaltung wichtiger Standards wie des US-amerikanischen Federal ESIGN Act, des GLBA, HIPAA/HITECH, des PCI DSS und des US-EU Safe Harbor.

Häufige Anwendungsfälle für digitale Signaturen

Heutzutage werden digitale Signaturen in einer Vielzahl von Geschäftsprozessen eingesetzt, um die Sicherheit, Integrität und Effizienz kritischer Transaktionen zu verbessern, die mittlerweile digital abgewickelt werden, darunter:

• Verträge und rechtliche Dokumente: Digitale Signaturen sind rechtsverbindlich. Daher eignen sie sich ideal für alle rechtlichen Dokumente, die eine authentifizierte Unterschrift einer oder mehrerer Parteien erfordern und bei denen sichergestellt sein muss, dass das Dokument nicht verändert wurde.
• Kaufverträge: Durch die digitale Signatur von Verträgen und Kaufverträgen werden sowohl die Identität des Verkäufers als auch die des Käufers authentifiziert, und beide Parteien können sich darauf verlassen, dass die Signaturen rechtsverbindlich sind und die Vertragsbedingungen nicht verändert wurden.
• Finanzdokumente: Finanzabteilungen signieren Rechnungen digital, damit Kunden darauf vertrauen können, dass die Zahlungsaufforderung vom richtigen Verkäufer stammt und nicht von einem Betrüger, der versucht, den Käufer dazu zu bringen, eine Zahlung auf ein betrügerisches Konto zu überweisen.
• Gesundheitsdaten: Im Gesundheitswesen ist der Datenschutz sowohl für Patientenakten als auch für Forschungsdaten von größter Bedeutung. Digitale Signaturen stellen sicher, dass diese sensiblen Informationen beim Austausch zwischen den zustimmenden Parteien nicht verändert wurden.
• Behördliche Formulare: Behörden auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene haben im Vergleich zu vielen Unternehmen der Privatwirtschaft strengere Richtlinien und Vorschriften. Von der Genehmigung von Genehmigungen bis hin zur Erfassung von Arbeitszeiten in einer Stundenzettel können die Signaturen die Produktivität steigern, indem sie sicherstellen, dass der richtige Mitarbeiter für die entsprechenden Genehmigungen beteiligt ist.
• Versanddokumente: Für Hersteller trägt die Gewährleistung, dass Frachtlisten oder Frachtbriefe stets korrekt sind, dazu bei, kostspielige Versandfehler zu reduzieren. Doch physische Unterlagen sind umständlich, unterwegs nicht immer leicht zugänglich und können verloren gehen. Durch die digitale Signatur von Versanddokumenten können Versender und Empfänger schnell auf eine Datei zugreifen, überprüfen, ob die Signatur aktuell ist, und bestätigen, dass keine Manipulation stattgefunden hat.

Sichern Sie Ihre Dokumente mit Sectigo

Sectigo-Zertifikate für die Dokumentensignatur verifizieren die Identität des Unterzeichners und bestätigen, dass ein Dokument nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde. Jede Signatur ist kryptografisch an die Datei gebunden, sodass Empfänger die Echtheit und Integrität unabhängig überprüfen können.

Sectigo bietet Lösungen sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen. Zertifikate für die Dokumentensignatur unterstützen Anwendungsfälle in Unternehmen durch skalierbare, richtliniengesteuerte Signaturverfahren, während „Document Signing Professional“ für Selbstständige und kleine Unternehmen konzipiert ist, die eine einfache, vertrauenswürdige Methode zum Signieren von Dokumenten benötigen. In beiden Fällen wird die verifizierte Identität direkt in jede Datei eingebettet, wodurch manipulationssichere Dokumente entstehen, die von Plattformen wie Adobe Acrobat und Microsoft Office erkannt werden.

Erfahren Sie mehr über die Lösungen von Sectigo zur Dokumentensignatur zum Schutz von Verträgen, Berichten und anderen geschäftskritischen Dokumenten.