Wie man ein Word-Dokument elektronisch signiert

Doch wie können diese Dokumente vor unbefugten Eingriffen geschützt werden? Kann man ein Word-Dokument elektronisch signieren?

Glücklicherweise lautet die Antwort: Ja. Beim Signieren von Word-Dokumenten oder anderen Dokumenten ist es jedoch wichtig, dass Sie die richtigen Schritte befolgen. Im Folgenden wird erläutert, wie eine digitale Signatur funktioniert und wie Sie ein Microsoft Word-Dokument elektronisch signieren können.

Wie eine digitale Signatur in Microsoft Word funktioniert

Im Gegensatz zu handschriftlichen Unterschriften ermöglichen digitale Signaturen einen sicheren elektronischen Dokumentenaustausch und Arbeitsabläufe, gewährleisten die Integrität und Urheberschaft von Dokumenten und erfüllen die Anforderungen an elektronische Dokumente.

Diese Art der elektronischen Signatur oder E-Signatur ist ein verschlüsselter Authentifizierungsstempel, der auf digitale Informationen wie E-Mail-Nachrichten, Makros oder elektronische Dokumente angewendet wird. Wenn Sie also ein Word-Dokument digital signieren, bestätigen Sie, dass die Informationen im Dokument vom Unterzeichner stammen und nicht verändert wurden. Dies gibt den Benutzern die Gewissheit, dass die signierten Dokumente aus einer anerkannten Quelle stammen und nicht gefälscht oder manipuliert wurden.

Digitale Signaturen können auf eine Vielzahl von Dokumenttypen angewendet werden, darunter Adobe PDF-Dateien, PNGs, Bilddateien, JPGs und Word-Dokumente.

Um eine digitale Signatur zu erstellen, benötigen Sie ein Signierzertifikat, das Ihre Identität nachweist (insbesondere für Dokumente benötigen Sie ein Dokumentensignierzertifikat). Wenn Sie eine digital signierte Datei senden, senden Sie auch Ihr Zertifikat und Ihren öffentlichen Schlüssel. Digitale Zertifikate werden von einer Zertifizierungsstelle (CA), wie Sectigo, ausgestellt.

Hinzufügen einer Signaturzeile in Microsoft Word

Die Verwendung von Signaturfeldern in Microsoft Office-Dateien ermöglicht es Unternehmen, das Risiko bei elektronischen Transaktionen zu verringern und die Papierprozesse für Verträge oder andere Vereinbarungen zu rationalisieren. Mit digitalen Signaturen kann genau festgehalten werden, was unterschrieben wurde, und sie können in Zukunft überprüft werden.

Signierte Dokumente haben eine Schaltfläche Signaturen am unteren Rand. Außerdem werden bei signierten Dokumenten die Signaturinformationen im Abschnitt Info angezeigt und können durch Klicken auf die Registerkarte Datei in Word eingesehen werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Unterschriftszeile hinzuzufügen:

• Öffnen Sie das Dokument, das Sie unterschreiben möchten, in Microsoft Word oder Excel.

• Setzen Sie den Cursor im Word-Dokument oder Excel-Arbeitsblatt an die Stelle, an der die Unterschriftslinie erscheinen soll.

• Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, die sich oben rechts in der Menüleiste befindet. Ein neues Dropdown-Menü wird angezeigt.

• Klicken Sie auf Unterschriftszeile im Abschnitt „Text“ auf der rechten Seite der neuen Dropdown-Liste.

• Ein Dialogfeld für die Einrichtung der Unterschrift wird angezeigt. Geben Sie in das erste Textfeld den Namen des vorgeschlagenen Unterzeichners ein. Sie können auch den Titel und die E-Mail-Adresse des vorgeschlagenen Unterzeichners sowie Anweisungen hinzufügen.

• Wenn Sie möchten, können Sie das Kontrollkästchen Kommentare des Unterzeichners im Dialogfeld Unterschrift zulassen aktivieren, um dem Unterzeichner die Möglichkeit zu geben, einen Zweck für seine Unterschrift einzugeben, oder Sie können das Kontrollkästchen Unterschriftsdatum in der Unterschriftszeile anzeigen aktivieren, um ein Datum hinzuzufügen, an dem das Dokument unterzeichnet wurde.

• Klicken Sie auf OK.

Nach Abschluss des Vorgangs wird auf dem Dokument an der von Ihnen gewählten Stelle eine Unterschriftenzeile angezeigt. Diese Schritte können wiederholt werden, wenn weitere Unterschriften erforderlich sind.

So signieren Sie ein Word-Dokument elektronisch

Wenn Sie der Unterzeichner sind, wird Ihnen wahrscheinlich ein Dokument zur Verfügung gestellt, das bereits eine Unterschriftszeile im Word-Dokument enthält. Indem Sie Ihre Unterschrift in diese Zeile setzen, erzeugen Sie sowohl eine sichtbare als auch eine digitale Version Ihrer Unterschrift. Um eine Signatur in ein Word-Dokument einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Doppelklicken Sie auf das Unterschriftsfeld oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Unterschreiben.

• Es wird ein Dialogfeld mit mehreren Optionen zum Hinzufügen Ihrer Signatur angezeigt. Diese Optionen umfassen:

  • Eine gedruckte Version Ihrer Unterschrift, indem Sie Ihren Namen in das Feld neben dem X eintippen.

  • Eine handschriftliche Unterschrift, indem Sie die Tintenfunktion verwenden.

  • Ein Bild Ihrer Unterschrift, indem Sie auf Bild auswählen klicken. Nach der Auswahl erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie den Speicherort Ihrer Bilddatei auswählen können.

• Sobald Sie Ihre Unterschrift hinzugefügt haben, klicken Sie auf Unterschreiben.

Sobald Sie Ihre Unterschrift hinzugefügt haben, erscheint ein kleines Unterschriftensymbol am unteren Rand des Fensters, um zu zeigen, dass das Dokument unterzeichnet wurde. Die Empfänger können auf die Signatur doppelklicken oder das Symbol anklicken, um Informationen über den Unterzeichner zu erhalten.

So fügen Sie eine unsichtbare digitale Signatur in Microsoft Word hinzu

Eine unsichtbare Signatur in Microsoft Word ermöglicht es einem Benutzer, die Authentizität oder Integrität eines Dokuments zu überprüfen, ohne dass eine sichtbare Signaturlinie angezeigt wird. Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument nicht verändert wurde und die Identität des Unterzeichners bestätigt wird. Sobald eine unsichtbare Signatur digital signiert ist, erscheint eine Schaltfläche Signaturen und die Datei wird in ein schreibgeschütztes Format umgewandelt, um zukünftige Manipulationen zu verhindern.

Um eine unsichtbare Signatur hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Info

• Wählen Sie Dokument schützen > Eine digitale Signatur hinzufügen

• Es wird ein Dialogfeld mit mehreren Feldern angezeigt, die Sie ausfüllen können. Diese Optionen umfassen:

  • Art der Verpflichtung: Wählen Sie die Art der Verpflichtung, die Sie mit Ihrer Unterschrift eingehen (z. B. Erstellung und Genehmigung dieses Dokuments)

  • Zweck der Unterzeichnung dieses Dokuments: Geben Sie den Grund für die Unterzeichnung des Dokuments ein.

• Klicken Sie auf Unterschreiben. Sie werden dann aufgefordert, die Datei auf Ihrem Gerät zu speichern. Nach dem Speichern ist die unsichtbare digitale Signatur fertiggestellt.

Nach dem Hinzufügen erscheint ein kleines Signatursymbol am unteren Rand des Fensters, um zu zeigen, dass das Dokument signiert wurde. Die Empfänger können auf das Symbol klicken, um Informationen über den Unterzeichner anzuzeigen.

Hinzufügen einer digitalen Signatur in Microsoft Windows unter Verwendung eines Zertifikats zur Dokumentensignatur

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Dokument mit einem Document Signing Certificate in der Microsoft Windows-Umgebung digital zu signieren:

• Öffnen Sie das Dokument, das signiert werden soll.

• Stecken Sie den USB-Smartcard-Token mit dem Zertifikat in den USB-Anschluss Ihres Computers. Microsoft kopiert das Zertifikat automatisch in den kryptografischen API-Zertifikatspeicher (CAPI) Ihres Computers.

• Klicken Sie im Fensterbereich Tools auf More Tools. Die Seite Erstellen & Bearbeiten wird angezeigt.

• Wählen Sie Zertifikate.

• Wählen Sie in der Symbolleiste Zertifikate die Option Digital signieren. Das Dialogfeld Auswahl des Signaturbereichs wird angezeigt.

• Klicken Sie im Dialogfeld Auswahl des Unterschriftenbereichs auf OK.

• Klicken und ziehen Sie mit der Maus den Bereich, in dem die Signatur erscheinen soll. Das Dialogfeld Unterschreiben mit einer digitalen ID wird angezeigt.

• Klicken Sie auf Weiter. Das Dialogfeld Unterschreiben als <Ihr Name> wird angezeigt.

• Klicken Sie auf Unterschreiben. Das Dialogfeld Windows Explorer wird geöffnet.

• Wählen Sie den Ordner, in dem das signierte Dokument gespeichert werden soll.

• Geben Sie den Namen des Dokuments ein.

• Klicken Sie auf Speichern. Sie werden aufgefordert, Ihre PIN einzugeben.

• Geben Sie Ihre PIN ein und klicken Sie auf OK. Ihre Signatur wird im Dokument erscheinen.

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Das digitale Signieren Ihrer Word-Dokumente ist ein einfacher Prozess, der die Authentizität gewährleistet und die Integrität Ihrer sensiblen Inhalte schützt. Wird der Signiervorgang vernachlässigt, sind die Dokumente anfällig für Manipulationen und unbefugte Änderungen, was ihre Integrität und Vertrauenswürdigkeit gefährdet.

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