So signieren Sie ein Word-Dokument digital

Doch wie lassen sich diese Dokumente vor unbefugten Manipulationen schützen? Kann man ein Word-Dokument elektronisch signieren?

Glücklicherweise lautet die Antwort „Ja“. Wenn Sie jedoch Word-Dokumente – oder überhaupt irgendein Dokument – signieren, ist es unerlässlich, die richtigen Schritte zu befolgen. Im Folgenden erläutern wir, wie eine digitale Signatur funktioniert und wie Sie ein Microsoft Word-Dokument elektronisch signieren.

Wie funktionieren digitale Signaturen in Microsoft Word?

Eine elektronische Signatur ist ein Oberbegriff für das elektronische Unterzeichnen eines Dokuments, beispielsweise durch Eingabe des Namens, Zeichnen einer Unterschrift oder Einfügen eines Bildes Ihrer handschriftlichen Unterschrift. Eine digitale Signatur ist eine Art der elektronischen Signatur, bei der ein digitales Zertifikat verwendet wird, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen und nachzuweisen, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde.

Digitale Signaturen ermöglichen einen sicheren elektronischen Dokumentenaustausch und sichere Arbeitsabläufe, gewährleisten die Integrität und Urheberschaft von Dokumenten und erfüllen die Compliance-Anforderungen für elektronische Dokumente. Dies geschieht mithilfe von Verschlüsselung und einem Signaturzertifikat, um ein Dokument mit einem verifizierten Unterzeichner zu verknüpfen. Zertifikate für digitale Signaturen werden von einer Zertifizierungsstelle (CA) wie beispielsweise Sectigo ausgestellt.

Wenn ein Word-Dokument digital signiert ist, können Empfänger überprüfen, wer es signiert hat und ob die Datei seit dem Anbringen der Signatur manipuliert wurde.

Digitale Signaturen können auch auf eine Vielzahl anderer Dokumenttypen angewendet werden, darunter Adobe-PDF-Dateien und Bilddateien.

Hinzufügen einer Signaturzeile in Microsoft Word

Signaturzeilen in Microsoft Office eignen sich am besten, wenn Sie einen sichtbaren Signaturbereich im Dokument wünschen. Sie eignen sich gut für Verträge, Genehmigungen, interne Formulare und Dokumente, die ein klares Feld für den Unterzeichner erfordern.

Unterzeichnete Dokumente verfügen unten über eine Schaltfläche „Signaturen“. Darüber hinaus werden bei unterzeichneten Dokumenten die Signaturinformationen im Abschnitt „Info“ angezeigt und können durch Klicken auf die Registerkarte „Datei“ in Word eingesehen werden.

Um eine Signaturzeile hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie das Dokument, das Sie unterschreiben möchten, in Microsoft Word oder Excel.
• Setzen Sie den Cursor im Word-Dokument oder Excel-Arbeitsblatt an die Stelle, an der die Unterschriftslinie erscheinen soll.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, die sich oben rechts in der Menüleiste befindet. Ein neues Dropdown-Menü wird angezeigt.
• Klicken Sie auf Unterschriftszeile im Abschnitt „Text“ auf der rechten Seite der neuen Dropdown-Liste.
• Ein Dialogfeld für die Einrichtung der Unterschrift wird angezeigt. Geben Sie in das erste Textfeld den Namen des vorgeschlagenen Unterzeichners ein. Sie können auch den Titel und die E-Mail-Adresse des vorgeschlagenen Unterzeichners sowie Anweisungen hinzufügen.
• Wenn Sie möchten, können Sie das Kontrollkästchen Kommentare des Unterzeichners im Dialogfeld Unterschrift zulassen aktivieren, um dem Unterzeichner die Möglichkeit zu geben, einen Zweck für seine Unterschrift einzugeben, oder Sie können das Kontrollkästchen Unterschriftsdatum in der Unterschriftszeile anzeigen aktivieren, um ein Datum hinzuzufügen, an dem das Dokument unterzeichnet wurde.
• Klicken Sie auf OK.

Nach Abschluss des Vorgangs erscheint eine Signaturzeile an der von Ihnen gewählten Stelle im Dokument. Diese Schritte können wiederholt werden, falls weitere Unterschriften erforderlich sind. Einige Funktionen können je nach Word-Version variieren.

Wenn Sie denselben Signaturblock häufig verwenden, können Sie ihn als AutoText speichern oder in eine Dokumentvorlage einfügen. Dies hilft bei der Standardisierung der Signaturangaben und beschleunigt den Signaturprozess in mehreren Word-Dateien.

Wie signiert man ein Word-Dokument mit einer Signaturzeile?

Wenn Sie der Unterzeichner sind, wird Ihnen ein Dokument zur Verfügung gestellt, in dem die Unterschriftszeile im Word-Dokument bereits ausgefüllt ist. Indem Sie Ihre Unterschrift in die Zeile setzen, erstellen Sie sowohl eine sichtbare als auch eine digitale Version Ihrer Unterschrift. Um eine Unterschrift in ein Word-Dokument einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Doppelklicken Sie auf das Unterschriftsfeld oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Signieren“.
2. Es erscheint ein Dialogfeld mit mehreren Optionen zum Hinzufügen Ihrer Unterschrift. Zu diesen Optionen gehören:
   1. Eine gedruckte Version Ihrer Unterschrift, indem Sie Ihren Namen in das Feld neben dem „X“ eingeben.
   2. Eine handschriftliche Unterschrift mithilfe der Freihandfunktion.
   3. Ein Bild Ihrer Unterschrift, indem Sie auf „Bild auswählen“ klicken. Nach der Auswahl erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie den Speicherort Ihrer Bilddatei auswählen können.
3. Sobald Ihre Unterschrift hinzugefügt ist, klicken Sie auf „Signieren“.

Nach dem Hinzufügen erscheint außerdem ein kleines Unterschriftssymbol am unteren Rand des Fensters, um anzuzeigen, dass das Dokument signiert wurde. Empfänger können auf die Unterschrift doppelklicken oder auf das Symbol klicken, um Informationen über den Unterzeichner anzuzeigen.

So fügen Sie eine unsichtbare digitale Signatur in Microsoft Word hinzu

Bevor Sie ein Dokument mit einem digitalen Signaturzertifikat digital signieren, müssen Sie ein Zertifikat von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle wie Sectigo erwerben und die Validierung abschließen. Nach der Ausstellung steht das Zertifikat auf Ihrem Gerät über die unterstützte Signaturmethode, z. B. einen USB-Token, zur Verfügung.

Befolgen Sie anschließend diese Schritte:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte „Datei“ die Option „Info“
2. Wählen Sie „Dokument schützen“ > „Digitale Signatur hinzufügen“
3. Es erscheint ein Dialogfeld mit mehreren Feldern, die Sie nach Belieben ausfüllen können. Zu diesen Optionen gehören:
   1. Verpflichtungsart: Wählen Sie die Art der Verpflichtung aus, die Sie durch die Signatur eingehen (z. B. „Dieses Dokument erstellt und genehmigt“)
   2. Zweck der Signatur dieses Dokuments: Geben Sie den Grund für die Signatur des Dokuments ein.
4. Klicken Sie auf „Signieren“. Sie werden anschließend aufgefordert, die Datei auf Ihrem Gerät zu speichern. Nach dem Speichern ist die unsichtbare digitale Signatur fertiggestellt.

Nach dem Hinzufügen erscheint am unteren Rand des Fensters ein kleines Signatursymbol, das anzeigt, dass das Dokument signiert wurde. Empfänger können auf das Symbol klicken, um Informationen über den Unterzeichner anzuzeigen.

So fügen Sie in Microsoft Windows mithilfe eines digitalen Signaturzertifikats eine digitale Signatur hinzu

Bevor Sie ein Dokument mit einem digitalen Signaturzertifikat digital signieren, müssen Sie ein Zertifikat von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle wie Sectigo erwerben und die Validierung abschließen. Nach der Ausstellung steht das Zertifikat auf Ihrem Gerät über die unterstützte Signaturmethode, z. B. einen USB-Token, zur Verfügung.

Befolgen Sie anschließend diese Schritte:

1. Öffnen Sie das Dokument, das signiert werden soll.
2. Stecken Sie den USB-Smartcard-Token mit dem Zertifikat in den USB-Anschluss Ihres Computers. Microsoft kopiert das Zertifikat automatisch in den kryptografischen API-Zertifikatspeicher (CAPI) Ihres Computers.
3. Klicken Sie im Fensterbereich Tools auf More Tools. Die Seite Erstellen & Bearbeiten wird angezeigt.
4. Wählen Sie Zertifikate.
5. Wählen Sie in der Symbolleiste Zertifikate die Option Digital signieren. Das Dialogfeld Auswahl des Signaturbereichs wird angezeigt.
6. Klicken Sie im Dialogfeld Auswahl des Unterschriftenbereichs auf OK.
7. Klicken und ziehen Sie mit der Maus den Bereich, in dem die Signatur erscheinen soll. Das Dialogfeld Unterschreiben mit einer digitalen ID wird angezeigt.
8. Klicken Sie auf Weiter. Das Dialogfeld Unterschreiben als <Ihr Name> wird angezeigt.
9. Klicken Sie auf Unterschreiben. Das Dialogfeld Windows Explorer wird geöffnet.
10. Wählen Sie den Ordner, in dem das signierte Dokument gespeichert werden soll.
11. Geben Sie den Namen des Dokuments ein.
12. Klicken Sie auf Speichern. Sie werden aufgefordert, Ihre PIN einzugeben.
13. Geben Sie Ihre PIN ein und klicken Sie auf OK. Ihre Signatur wird im Dokument erscheinen.

Sichern Sie Word-Dokumente mit den Signaturzertifikaten von Sectigo

Für einfache Dokumente kann eine getippte Signatur, ein gescanntes Signaturbild oder eine Word-Signaturzeile ausreichend sein. Für Dokumente mit höheren Vertrauensanforderungen bietet eine zertifikatsgestützte digitale Signatur einen stärkeren Schutz.

Die Dokumentensignaturzertifikate von Sectigo helfen Einzelpersonen und Organisationen dabei, wichtige Dateien mit vertrauenswürdigen digitalen Signaturen zu versehen, und unterstützen so die Dokumentenintegrität, Compliance-Anforderungen und die Nichtabstreitbarkeit. „Document Signing Professional“ richtet sich an selbstständige Fachleute, die unter ihrem eigenen Namen signieren, während „Document Signing Enterprise“ Organisationen unterstützt, die eine verwaltete Dokumentensignatur für mehrere Benutzer benötigen.

Kontaktieren Sie Sectigo noch heute, um zu erfahren, welche Lösung für Ihre Anforderungen die richtige ist.