Cómo firmar digitalmente un documento de Word

Pero, ¿cómo se pueden proteger estos documentos contra la manipulación no autorizada? ¿Se puede firmar electrónicamente un documento de Word?

Afortunadamente, la respuesta es sí. Sin embargo, al firmar documentos de Word —o cualquier otro documento, para el caso— es fundamental seguir los pasos correctos. A continuación, explicamos cómo funciona una firma digital y el proceso para firmar electrónicamente un documento de Microsoft Word.

¿Cómo funcionan las firmas digitales en Microsoft Word?

Una firma electrónica es un término amplio que se refiere a la firma de un documento de forma electrónica, como escribir tu nombre, dibujar una firma o insertar una imagen de tu firma manuscrita. Una firma digital es un tipo de firma electrónica que utiliza un certificado digital para verificar la identidad del firmante y ayudar a demostrar que el documento no ha sufrido modificaciones tras la firma.

Las firmas digitales permiten un intercambio seguro de documentos electrónicos y flujos de trabajo, garantizan la integridad y la autoría de los documentos, y cumplen los requisitos de conformidad de los documentos electrónicos. Para ello, utilizan el cifrado y un certificado de firma para vincular un documento a un firmante verificado. Los certificados de firma digital los emite una autoridad de certificación (CA), como Sectigo.

Cuando un documento de Word se firma digitalmente, los destinatarios pueden confirmar quién lo ha firmado y si el archivo ha sido manipulado desde que se aplicó la firma.

Las firmas digitales también se pueden aplicar a otros muchos tipos de documentos, incluidos archivos PDF de Adobe y archivos de imagen.

Añadir una línea de firma en Microsoft Word

Las líneas de firma en Microsoft Office resultan más útiles cuando se desea disponer de un área de firma visible en el documento. Funcionan bien para contratos, aprobaciones, formularios internos y documentos que necesitan un campo de firma claro.

Los documentos firmados cuentan con un botón «Firmas» en la parte inferior. Además, en los documentos firmados, la información de la firma aparece en la sección «Información» y puede consultarse haciendo clic en la pestaña «Archivo» de Word.

Para añadir una línea de firma, sigue estos pasos:

1. Abre el documento que deseas firmar en Microsoft Word o Excel.
2. En el documento de Word o en la hoja de cálculo de Excel, coloca el cursor donde desees que aparezca la línea de firma.
3. Haz clic en la pestaña Insertar situada en la parte superior derecha de la barra de menús. Aparecerá un nuevo menú desplegable.
4. Haz clic en Línea de firma, situada en la sección «Texto» a la derecha del nuevo menú desplegable.
5. En el cuadro de diálogo Configuración de la firma, introduce el nombre del firmante sugerido. También puedes añadir el cargo del firmante, su dirección de correo electrónico y las instrucciones de firma.
6. Selecciona Permitir al firmante añadir comentarios en el cuadro de diálogo «Firmar» si deseas que el firmante incluya el motivo de la firma.
7. Selecciona Mostrar la fecha de firma en la línea de firma si deseas que aparezca la fecha de la firma.
8. Haz clic en Aceptar

Una vez completado, aparecerá una línea de firma en el documento en la ubicación que hayas elegido. Estos pasos se pueden repetir si se requieren firmas adicionales. Algunas funciones pueden variar en función de la versión de Word.

Si utilizas con frecuencia el mismo bloque de firma, puedes guardarlo como AutoTexto o incluirlo en una plantilla de documento. Esto ayuda a estandarizar los detalles de la firma y agiliza el proceso de firma en varios archivos de Word.

¿Cómo se firma un documento de Word con una línea de firma?

Si eres el firmante, se te proporcionará un documento con una línea de firma ya prellenada en el documento de Word. Al colocar tu firma en la línea, creas tanto una versión visible como una digital de tu firma. Para insertar una firma en un documento de Word, sigue estos pasos:

1. Haz doble clic en el cuadro de firma o haz clic con el botón derecho y selecciona Firmar.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo con varias opciones para añadir tu firma. Estas opciones incluyen:
   1. Una versión impresa de tu firma escribiendo tu nombre en el cuadro situado junto a la X.
   2. Una firma manuscrita utilizando la función de escritura a mano.
   3. Una imagen de tu firma haciendo clic en «Seleccionar imagen». Una vez seleccionada, aparecerá una ventana emergente que te permitirá elegir la ubicación de tu archivo de imagen.
3. Una vez añadida tu firma, haz clic en «Firmar».

Una vez añadida, también aparecerá un pequeño icono de firma en la parte inferior de la ventana para indicar que el documento ha sido firmado. Los destinatarios pueden hacer doble clic en la firma o hacer clic en el icono para ver información sobre el firmante.

Cómo firmar electrónicamente un documento Word

Antes de firmar digitalmente un documento con un certificado de firma digital, debes adquirir y completar la validación de un certificado de una autoridad de certificación de confianza, como Sectigo. Una vez emitido, el certificado estará disponible en tu dispositivo a través del método de firma compatible, como un token USB.

A continuación, sigue estos pasos:

1. En la pestaña Archivo, seleccione Información
2. Seleccione Proteger documento > Añadir una firma digital
3. Aparecerá un cuadro de diálogo con varios campos que puede rellenar si lo desea. Estas opciones incluyen:
   1. Tipo de compromiso: seleccione el tipo de compromiso que asume al firmar (por ejemplo, «he creado y aprobado este documento»)
   2. Finalidad de la firma de este documento: introduzca el motivo por el que firma el documento.
4. Haga clic en Firmar. A continuación, se le pedirá que guarde el archivo en su dispositivo. Una vez guardado, la firma digital invisible queda finalizada.

Una vez añadida, aparecerá un pequeño icono de firma en la parte inferior de la ventana para indicar que se ha firmado. Los destinatarios pueden hacer clic en el icono para ver información sobre el firmante.

Cómo añadir una firma digital en Microsoft Windows utilizando un certificado de firma digital

Antes de firmar digitalmente un documento con un certificado de firma digital, debe adquirir y completar la validación de un certificado de una autoridad de certificación de confianza, como Sectigo. Una vez emitido, el certificado estará disponible en su dispositivo a través del método de firma compatible, como un token USB.

A continuación, siga estos pasos:

1. Abra el documento que desea firmar.
2. Conecte la tarjeta inteligente USB con el certificado al puerto USB de su ordenador. Microsoft copiará automáticamente el certificado en el almacén de certificados de la API criptográfica (CAPI) de su ordenador.
3. Haga clic en Más herramientas en el panel Herramientas. Aparecerá la página Crear y editar.
4. Seleccione Certificados.
5. En la barra de herramientas Certificados, seleccione Firmar digitalmente. Aparecerá el cuadro de diálogo Selección del área de firma.
6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Selección del área de firma.
7. Con el ratón, haga clic y arrastre para dibujar el área donde desea que aparezca la firma. Aparecerá el cuadro de diálogo Firmar con un ID digital.
8. Haga clic en Continuar. Aparecerá el cuadro de diálogo Firmar como <Su nombre>.
9. Haga clic en Firmar. Se abrirá el cuadro de diálogo Explorador de Windows.
10. Seleccione la carpeta en la que desea guardar el documento firmado.
11. Escriba el nombre del documento.
12. Haga clic en Guardar. Se le pedirá que introduzca su PIN.
13. Introduzca su PIN y haga clic en Aceptar. Tu firma aparecerá en el documento.

Proteja documentos de Word con los certificados de firma de Sectigo

Para documentos sencillos, puede bastar con una firma escrita a máquina, una imagen de firma escaneada o una línea de firma de Word. Para documentos que requieran un mayor nivel de confianza, una firma digital respaldada por un certificado ofrece una protección más sólida.

Los certificados de firma de documentos de Sectigo ayudan a particulares y organizaciones a aplicar firmas digitales de confianza a archivos importantes, garantizando la integridad de los documentos, el cumplimiento normativo y el no repudio. Document Signing Professional está diseñado para profesionales independientes que firman con su propio nombre, mientras que Document Signing Enterprise está pensado para organizaciones que necesitan una gestión centralizada de la firma de documentos entre varios usuarios.

Ponte en contacto con Sectigo hoy mismo para saber qué solución se adapta mejor a tus necesidades.