Cómo firmar electrónicamente un documento de Word

Pero, ¿cómo proteger estos documentos de manipulaciones no autorizadas? ¿Se puede firmar electrónicamente un documento de Word?

Afortunadamente, la respuesta es sí. Sin embargo, al firmar documentos de Word, o cualquier otro documento, es esencial seguir los pasos correctos. A continuación, explicamos cómo funciona una firma digital y el proceso para firmar electrónicamente un documento de Microsoft Word.

Cómo funciona una firma digital en Microsoft Word

A diferencia de las firmas manuscritas, las firmas digitales permiten el intercambio seguro de documentos electrónicos y flujos de trabajo, garantizan la integridad y autoría de los documentos y satisfacen los requisitos de conformidad de los documentos electrónicos.

Este tipo de firma electrónica, o e-firma, es un sello cifrado de autenticación que se aplica a información digital como mensajes de correo electrónico, macros o documentos electrónicos. Así, al firmar digitalmente un documento de Word, se confirma que la información del documento procede del firmante y no ha sido alterada. Esto da a los usuarios la confianza de que los documentos firmados proceden de la fuente reconocida y no han sido falsificados o manipulados.

Las firmas digitales pueden aplicarse a diversos tipos de documentos, como archivos PDF de Adobe, PNG, archivos de imagen, JPG y documentos de Word.

Para crear una firma digital, debe disponer de un certificado de firma que acredite su identidad (en el caso concreto de los documentos, necesitará un certificado de firma de documentos). Cuando envías un archivo firmado digitalmente, también envías tu certificado y tu clave pública. Los certificados digitales son emitidos por una autoridad de certificación (CA), como Sectigo.

Añadir una línea de firma en Microsoft Word

El uso de campos de firma en archivos de Microsoft Office permite a las organizaciones reducir el riesgo al utilizar transacciones electrónicas y agilizar los procesos en papel para contratos u otros acuerdos. Las firmas digitales proporcionan un registro de lo que se firmó exactamente y pueden verificarse en el futuro.

Los documentos firmados tienen un botón de Firmas en la parte inferior. Además, en los documentos firmados, la información sobre la firma aparece en la sección Información y puede consultarse haciendo clic en la pestaña Archivo de Word.

Para añadir una línea de firma, siga estos pasos:

• Abra el documento que desea firmar en Microsoft Word o Excel.

• En el documento de Word u hoja de cálculo de Excel, coloca el cursor donde quieras que aparezca la línea de firma.

• Haz clic en la pestaña Insertar situada en la parte superior derecha de la barra de menús. Aparecerá un nuevo menú desplegable.

• Haz clic en Línea de firma, situada en la sección «Texto», a la derecha del nuevo desplegable.

• Aparecerá un cuadro de diálogo de configuración de firma. En el primer cuadro de texto, introduzca el nombre del firmante sugerido. También puede añadir el cargo y el correo electrónico del firmante sugerido, así como las instrucciones.

• Si lo prefiere, puede marcar la opción Permitir que el firmante añada comentarios en el cuadro de diálogo Firmar para permitir que el firmante escriba un propósito para su firma o marcar la opción Mostrar fecha de firma en la línea de firma para añadir una fecha en la que se firmó el documento.

• Haga clic en Aceptar.

Una vez completado, aparecerá una línea de firma en el documento en la ubicación elegida. Estos pasos pueden repetirse si se requieren firmas adicionales.

Cómo firmar electrónicamente un documento Word

Si usted es el firmante, es probable que se le proporcione un documento con una línea de firma ya rellenada dentro del documento de Word. Al colocar su firma en la línea, creará una versión visible y digital de su firma. Para insertar una firma en un documento de Word, siga estos pasos:

• Haga doble clic en el cuadro de firma o haga clic con el botón derecho y seleccione Firmar.

• Aparecerá un cuadro de diálogo con varias opciones para añadir tu firma. Estas opciones incluyen:

• Una versión impresa de su firma escribiendo su nombre en la casilla situada junto a la X.

• Una firma manuscrita utilizando la función de entintado.

• Una imagen de su firma haciendo clic en Seleccionar imagen. Una vez seleccionada, aparecerá una ventana emergente que le permitirá elegir dónde se encuentra su archivo de imagen.

• Una vez añadida la firma, haga clic en Firmar.

Una vez añadida, aparecerá un pequeño icono de firma en la parte inferior de la ventana para indicar que el documento ha sido firmado. Los destinatarios pueden hacer doble clic en la firma o en el icono para ver información sobre el firmante.

Cómo añadir una firma digital invisible en Microsoft Word

Una firma invisible en Microsoft Word permite a un usuario verificar la autenticidad o integridad de un documento sin mostrar una línea de firma visible. Esto garantiza que el documento no ha sido alterado y confirma la identidad del firmante. Una vez firmada digitalmente una firma invisible, aparecerá un botón Firmas y el archivo pasará a un formato de sólo lectura para evitar futuras manipulaciones.

Para añadir una firma invisible, siga estos pasos:

• Dentro de la pestaña Archivo, seleccione Información

• Seleccione Proteger documento > Añadir una firma digital

• Aparecerá un cuadro de diálogo con varios campos que podrá rellenar. Estas opciones incluyen:

• Tipo de compromiso: Seleccione el tipo de compromiso que está asumiendo al firmar (por ejemplo, creó y aprobó este documento)

• Motivo para firmar este documento: Introduzca el motivo por el que firma el documento.

• Haga clic en Firmar. Se le pedirá que guarde el archivo en su dispositivo. Una vez guardado, se finaliza la firma digital invisible.

Una vez añadida, aparecerá un pequeño icono de firma en la parte inferior de la ventana para indicar que se ha firmado. Los destinatarios pueden hacer clic en el icono para ver información sobre el firmante.

Añadir una firma digital en Microsoft Windows utilizando un certificado de firma de documentos

Para firmar digitalmente un documento utilizando un certificado de firma de documentos en el entorno Microsoft Windows, siga estos pasos:

• Abra el documento que desea firmar.

• Conecte la tarjeta inteligente USB con el certificado al puerto USB de su ordenador. Microsoft copiará automáticamente el certificado en el almacén de certificados de la API criptográfica (CAPI) de su ordenador.

• Haga clic en Más herramientas en el panel Herramientas. Aparecerá la página Crear y editar.

• Seleccione Certificados.

• En la barra de herramientas Certificados, seleccione Firmar digitalmente. Aparecerá el cuadro de diálogo Selección del área de firma.

• Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Selección del área de firma.

• Con el ratón, haga clic y arrastre para dibujar el área donde desea que aparezca la firma. Aparecerá el cuadro de diálogo Firmar con un ID digital.

• Haga clic en Continuar. Aparecerá el cuadro de diálogo Firmar como <Su nombre>.

• Haga clic en Firmar. Se abrirá el cuadro de diálogo Explorador de Windows.

• Seleccione la carpeta en la que desea guardar el documento firmado.

• Escriba el nombre del documento.

• Haga clic en Guardar. Se le pedirá que introduzca su PIN.

• Introduzca su PIN y haga clic en Aceptar. Tu firma aparecerá en el documento.

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Firmar digitalmente tus documentos Word es un proceso sencillo que garantiza la autenticidad y protege la integridad de tu contenido confidencial. Descuidar el proceso de firma puede dejar los documentos vulnerables a manipulaciones y modificaciones no autorizadas, comprometiendo su integridad y fiabilidad.

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