Qué son las firmas digitales y cómo funcionan?

Firma digital frente a firma electrónica

Las firmas electrónicas, conocidas comúnmente como «firmas e», constituyen un amplio conjunto de soluciones que utilizan un proceso electrónico para validar un documento o una transacción mediante una firma. A medida que los documentos y las comunicaciones se vuelven cada vez más digitales, las empresas y los consumidores de todo el mundo han adoptado la rapidez y la comodidad que ofrecen este tipo de firmas. Sin embargo, existen muchos tipos diferentes de firmas electrónicas, cada uno de los cuales permite a los usuarios firmar documentos digitalmente y ofrece cierto grado de autenticación de identidad.

Las firmas digitales son un tipo específico de firma electrónica y constituyen el tipo más seguro que existe. Las firmas digitales se basan en certificados PKI emitidos por una autoridad de certificación (CA). Antes de emitir un certificado de firma de documentos, la CA verifica la identidad del firmante mediante un proceso de verificación. Este proceso puede implicar comprobaciones de documentación, verificación de la organización u otros procedimientos, dependiendo del tipo de certificado: validación de organización (OV) o validación extendida (EV). Otros tipos de firma electrónica menos seguros pueden utilizar métodos comunes de autenticación electrónica para verificar la identidad del firmante, como una dirección de correo electrónico, un nombre de usuario o una identificación corporativa, o un número de teléfono o un PIN.

Debido a los diferentes requisitos técnicos y de seguridad, las firmas electrónicas varían en cuanto a su aceptación en el sector, la zona geográfica y el ámbito jurídico. Las firmas digitales cumplen con los requisitos normativos más exigentes, incluida la Ley Federal ESIGN de Estados Unidos y otras leyes internacionales aplicables.

¿Cómo funcionan las firmas digitales?

Las firmas digitales utilizan la PKI, considerada el estándar de referencia para la autenticación de la identidad digital y el cifrado. La PKI se basa en el uso de dos claves relacionadas, una clave pública y una clave privada, para cifrar y descifrar un mensaje mediante potentes algoritmos de criptografía de clave pública. La firma se genera utilizando la clave privada del firmante, lo que vincula de forma segura su identidad al documento. También se puede aplicar una marca de tiempo para registrar cuándo se firmó el documento y ayudar a preservar su validez a lo largo del tiempo.

Así es como funciona el envío de una firma digital:

1. El remitente selecciona el archivo que desea firmar digitalmente en la plataforma de documentos o en la aplicación.
2. El ordenador del remitente calcula el valor hash único del contenido del archivo.
3. Este valor hash se cifra con la clave privada del remitente para crear la firma digital.
4. El archivo original, junto con su firma digital, se envía al destinatario.
5. El destinatario abre el archivo en una aplicación compatible, que reconoce que el archivo ha sido firmado digitalmente.
6. A continuación, el ordenador del destinatario descifra la firma digital utilizando la clave pública del remitente.
7. Después, el ordenador del destinatario calcula el hash del archivo original y compara el hash que ha calculado con el hash, ahora descifrado, del archivo del remitente para confirmar que el archivo no ha sido alterado.

¿Qué medidas de seguridad ofrecen?

Las firmas digitales ofrecen tres garantías de seguridad fundamentales:

• Autenticación de la identidad del firmante,
• Integridad de los datos para confirmar que el documento no ha sido alterado
• No repudio, lo que significa que el firmante no puede negar posteriormente haber aprobado el documento

En conjunto, estas protecciones ayudan a las organizaciones a reducir el fraude, cumplir los requisitos de cumplimiento normativo y realizar transacciones digitales seguras con confianza.

¿Cómo pueden las organizaciones obtener un certificado de firma digital?

El proceso para crear una firma digital es fácil y sencillo, tanto para profesionales independientes como para empresas. En primer lugar, necesitas un certificado de firma digital, que puedes adquirir a través de una autoridad de certificación de confianza, como Sectigo. Una vez completado el proceso de compra y emisión, puedes descargar e instalar el certificado. A continuación, solo tienes que utilizar la función de firma digital de la plataforma o aplicación de documentos correspondiente.

Por ejemplo, la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico disponen de un botón «Firmar digitalmente», mientras que los documentos de Microsoft Word pueden mostrar un botón de firma una vez que se ha añadido una línea de firma.

¿Cómo verifican los destinatarios un documento firmado digitalmente?

Al enviar un documento firmado con una clave privada, el destinatario obtiene la clave pública del firmante para verificar la firma digital. Una vez descifrado el documento, el destinatario puede ver el documento sin alteraciones, tal y como lo concibió el usuario. Si el destinatario no puede verificar el documento utilizando la clave pública, ello significa que el documento ha sido alterado, o incluso que la firma no pertenece al firmante original.

¿Por qué es fundamental proteger la clave privada?

La tecnología de la firma digital requiere que todas las partes implicadas confíen en que la persona que crea la firma ha sido capaz de mantener en secreto su propia clave privada. Si otra persona tiene acceso a la clave privada del firmante, dicha persona podría crear firmas digitales fraudulentas en nombre del titular de la clave privada.

¿Qué ocurre si se modifica un documento firmado?

Si el remitente o el destinatario alteran el archivo después de que haya sido firmado digitalmente, el valor hash del documento cambia. Cuando el sistema del destinatario compara el hash recién actualizado con el hash original firmado, cualquier discrepancia revela que el documento ha sido modificado. En este caso, la firma digital se marca como no válida, lo que alerta a los usuarios de una posible manipulación.

¿Qué aspecto tiene una firma digital?

Dado que el núcleo de una firma digital es el certificado PKI —que es código de software—, la firma digital en sí misma no es visible de forma inherente. Sin embargo, las plataformas de documentos pueden proporcionar una prueba fácilmente reconocible de que un documento ha sido firmado digitalmente. Esta representación y los detalles del certificado que se muestran varían según el tipo de documento y la plataforma de procesamiento. Por ejemplo, un PDF de Adobe muestra un indicador visual, como un icono de sello o una cinta azul en la parte superior del documento, en el que figuran el nombre del firmante y el emisor del certificado.

Además, puede aparecer en un documento de la misma forma que se estampan las firmas en un documento físico y puede incluir una imagen de tu firma manuscrita, la fecha, el lugar y el sello oficial.

Las firmas digitales también pueden ser invisibles, aunque el certificado digital siga siendo válido. Las firmas invisibles resultan útiles cuando el tipo de documento no suele mostrar la imagen de una firma física, como una fotografía. Las propiedades del documento pueden revelar información sobre el certificado digital, la autoridad de certificación emisora y una indicación de la autenticidad e integridad del documento.

Si una firma digital no es válida por cualquier motivo, los documentos muestran una advertencia indicando que no es fiable.

¿Por qué son importantes?

A medida que cada vez se realizan más operaciones en línea, los acuerdos y las transacciones que antes se firmaban en papel ahora se gestionan mediante flujos de trabajo totalmente digitales. Este cambio aumenta la necesidad de verificar la identidad y garantizar que los documentos no hayan sido alterados. Las firmas digitales proporcionan esa confianza al autenticar al firmante y proteger los documentos contra la manipulación o el fraude.

Además, permiten flujos de trabajo más rápidos y eficientes. Los documentos pueden firmarse de forma segura desde cualquier dispositivo, compartirse al instante y seguirse hasta su finalización mediante registros de auditoría claros. Dado que la firma está incrustada en el archivo, permanece intacta y verificable independientemente del lugar al que se envíe el documento.

Más allá de las grandes organizaciones, las firmas digitales son igualmente valiosas para profesionales independientes, consultores y pequeñas empresas que necesitan una forma sencilla y fiable de firmar contratos, acuerdos y documentos de clientes sin necesidad de una infraestructura compleja. Las soluciones diseñadas para particulares facilitan el establecimiento de credibilidad y el mantenimiento de flujos de trabajo seguros y conformes a la normativa.

Es fundamental que estos acuerdos firmados digitalmente sean reconocidos desde el punto de vista jurídico. Las firmas digitales garantizan el cumplimiento de normas importantes como la Ley Federal ESIGN de Estados Unidos, la GLBA, HIPAA/HITECH, la norma PCI DSS y el acuerdo «Safe Harbor» entre EE. UU. y la UE.

Casos de uso habituales de la firma digital

Hoy en día, las firmas digitales se utilizan habitualmente en una amplia gama de procesos empresariales para mejorar la seguridad, la integridad y la eficiencia de las transacciones críticas que ahora se gestionan de forma digital, entre las que se incluyen:

• Contratos y documentos legales: Las firmas digitales tienen validez legal. Por lo tanto, son ideales para cualquier documento legal que requiera una firma autenticada por una o más partes y la garantía de que el documento no ha sido modificado.
• Acuerdos de venta: Al firmar digitalmente contratos y acuerdos de venta, se autentican las identidades tanto del vendedor como del comprador, y ambas partes tienen la tranquilidad de que las firmas son legalmente vinculantes y de que los términos y condiciones del acuerdo no han sido alterados.
• Documentos financieros: Los departamentos financieros firman digitalmente las facturas para que los clientes confíen en que la solicitud de pago procede del vendedor legítimo, y no de un estafador que intente engañar al comprador para que envíe el pago a una cuenta fraudulenta.
• Datos sanitarios: En el sector sanitario, la privacidad de los datos es fundamental tanto para los historiales de los pacientes como para los datos de investigación. Las firmas digitales garantizan que esta información confidencial no haya sido alterada al compartirse entre las partes que han dado su consentimiento.
• Formularios administrativos: Los organismos públicos a nivel federal, estatal y local cuentan con directrices y normativas más estrictas en comparación con muchas empresas del sector privado. Desde la aprobación de permisos hasta el registro de la entrada en una hoja de asistencia, las firmas pueden optimizar la productividad al garantizar que el empleado adecuado participe en las aprobaciones correspondientes.
• Documentos de envío: Para los fabricantes, garantizar que los manifiestos de carga o los conocimientos de embarque sean siempre precisos ayuda a reducir los costosos errores de envío. Sin embargo, el papeleo físico resulta engorroso, no siempre es fácil acceder a él durante el transporte y puede perderse. Al firmar digitalmente los documentos de envío, los remitentes y los destinatarios pueden acceder rápidamente a un archivo, verificar que la firma está actualizada y confirmar que no se ha producido ninguna manipulación.

Protege tus documentos con Sectigo

Los certificados de firma de documentos de Sectigo verifican la identidad del firmante y confirman que un documento no ha sido alterado tras su firma. Cada firma queda vinculada criptográficamente al archivo, lo que permite a los destinatarios validar de forma independiente la autenticidad y la integridad.

Sectigo ofrece soluciones tanto para organizaciones como para particulares. Los certificados de firma de documentos dan respuesta a los casos de uso empresariales con una firma escalable y basada en políticas, mientras que Document Signing Professional está diseñado para profesionales independientes y pequeñas empresas que necesitan una forma sencilla y fiable de firmar documentos. En ambos casos, la identidad verificada se incrusta directamente en cada archivo, creando documentos a prueba de manipulaciones reconocidos por plataformas como Adobe Acrobat y Microsoft Office.

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