Firmas digitales: Qué son y cómo funcionan

Firma digital frente a firma electrónica

Las firmas electrónicas, comúnmente denominadas firmas electrónicas, son un amplio conjunto de soluciones que utilizan un proceso electrónico para aceptar un documento o transacción con una firma. A medida que los documentos y la comunicación se hacen cada vez más sin papel, las empresas y los consumidores de todo el mundo han adoptado la rapidez y la comodidad de este tipo de firmas. Pero hay muchos tipos diferentes de firmas electrónicas, cada una de las cuales permite a los usuarios firmar documentos digitalmente y ofrece cierto grado de autenticación de la identidad.

Las firmas digitales son una de esas tecnologías de firma electrónica y son el tipo más seguro disponible. Las firmas digitales utilizan certificados PKI de una autoridad de certificación (CA), un tipo de proveedor de servicios de confianza, para garantizar la autenticación de la identidad y la integridad del documento mediante la vinculación cifrada de la firma al documento. Otros tipos de firma electrónica menos seguros pueden utilizar métodos comunes de autenticación electrónica para verificar la identidad del firmante, como una dirección de correo electrónico, un nombre de usuario/ID corporativo o un número de teléfono/PIN.

Como resultado de los diferentes requisitos técnicos y de seguridad, las firmas electrónicas varían en su aceptación industrial, geográfica y legal. Las firmas digitales cumplen los requisitos normativos más exigentes, incluida la Ley Federal ESIGN de Estados Unidos y otras leyes internacionales aplicables.

¿Cómo funcionan las firmas digitales?

Las firmas digitales utilizan la infraestructura de clave pública (PKI), considerada el estándar de oro para la autenticación y el cifrado de identidades digitales. La PKI se basa en el uso de dos claves relacionadas, una pública y otra privada, que juntas crean un par de claves para cifrar y descifrar un mensaje mediante algoritmos de criptografía de clave pública. Utilizando claves públicas y privadas que se generan mediante un algoritmo matemático para proporcionar al firmante su propia identidad digital, se genera una firma digital que se cifra utilizando la clave privada de ese firmante, y también una marca de tiempo de cuándo se firmó el documento utilizando la clave. Estas claves se almacenan normalmente de forma segura gracias a la ayuda de una CA de confianza.

Tanto la clave pública como la privada se generan mediante un algoritmo matemático; proporcionan al firmante su propia identidad digital y, a continuación, se genera una firma digital que se cifra utilizando la correspondiente clave privada del firmante. También se genera una marca de tiempo que indica cuándo se firmó el documento utilizando la clave. Estas claves se almacenan normalmente de forma segura gracias a la ayuda de una CA de confianza.

Así funciona el envío de una firma digital

• El remitente selecciona el archivo que desea firmar digitalmente en la plataforma o aplicación documental.
• El ordenador del remitente calcula el valor hash único del contenido del archivo.
• Este valor hash se cifra con la clave privada del remitente para crear la firma digital.
• El archivo original junto con su firma digital se envía al receptor.
• El receptor utiliza la aplicación de documentos asociada, que identifica que el archivo ha sido firmado digitalmente.
• A continuación, el ordenador del receptor descifra la firma digital utilizando la clave pública del remitente.

A continuación, el ordenador del receptor calcula el hash del archivo original y lo compara con el hash descifrado del archivo del remitente.

El proceso de creación de una firma digital es fácil y sencillo tanto para el usuario medio como para las empresas. Primero se necesita un certificado de firma digital, que puede adquirirse a través de una autoridad de certificación de confianza como Sectigo. Una vez descargado e instalado el certificado, basta con utilizar la función de firma digital de la plataforma o aplicación documental adecuada. Por ejemplo, la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico proporcionan un botón «Firmar digitalmente» para firmar digitalmente tus correos electrónicos.

Al enviar un documento firmado con una clave privada, la parte receptora obtiene la clave pública del firmante, que le permitirá descifrar el documento. Una vez descifrado el documento, la parte receptora puede ver el documento inalterado tal y como pretendía el usuario.

La tecnología de firma digital requiere que todas las partes implicadas confíen en que la persona que crea la firma ha sido capaz de mantener en secreto su propia clave privada. Si otra persona tiene acceso a la clave privada del firmante, podría crear firmas digitales fraudulentas en nombre del titular de la clave privada.

¿Qué ocurre si el remitente o el destinatario modifican el archivo una vez firmado digitalmente? Como el valor hash del archivo es único, cualquier cambio en el archivo crea un valor hash diferente. Como resultado, cuando el ordenador del receptor compara el hash para validar la integridad de los datos, la diferencia en los valores hash revelaría que el archivo ha sido alterado. Por lo tanto, la firma digital se mostraría como no válida.

¿Qué aspecto tiene una firma digital?

Dado que el núcleo de una firma digital es el certificado PKI, que es código de software, la firma digital en sí no es intrínsecamente visible. Sin embargo, las plataformas de documentos pueden proporcionar una prueba fácilmente reconocible de que un documento ha sido firmado digitalmente. Esta representación y los detalles del certificado mostrados varían según el tipo de documento y la plataforma de procesamiento. Por ejemplo, un PDF de Adobe que ha sido firmado digitalmente muestra un icono de sello y una cinta azul y en la parte superior del documento que muestra el nombre del firmante del documento y el emisor del certificado.

Además, puede aparecer en un documento del mismo modo que se aplican las firmas en un documento físico y puede incluir una imagen de su firma física, la fecha, el lugar y el sello oficial.

Las firmas digitales también pueden ser invisibles, aunque el certificado digital sigue siendo válido. Las firmas invisibles son útiles cuando el tipo de documento no suele mostrar la imagen de una firma física, como una fotografía. Las propiedades del documento pueden revelar la información sobre el certificado digital, la CA emisora y una indicación de la autenticidad e integridad del documento.

Si una firma digital no es válida por cualquier motivo, los documentos muestran una advertencia de que no es de fiar.

¿Por qué son importantes?

A medida que se realizan más negocios en línea, los acuerdos y transacciones que antes se firmaban en papel y se entregaban físicamente se están sustituyendo por documentos y flujos de trabajo totalmente digitales. Sin embargo, siempre que se comparten datos valiosos o confidenciales, están presentes agentes maliciosos que quieren robar o manipular esa información para su propio beneficio. Las empresas deben ser capaces de verificar y autenticar que estos documentos, datos y comunicaciones empresariales críticos son de confianza y se entregan de forma segura para reducir el riesgo de manipulación de documentos por parte de agentes malintencionados.

Además de proteger información valiosa en línea, las firmas digitales no alteran la eficiencia de los flujos de trabajo de documentos en línea; de hecho, suelen ayudar a mejorar la gestión de documentos en comparación con los procesos en papel. Una vez implantadas las firmas digitales, el acto de firmar un documento es fácil y puede realizarse en cualquier dispositivo informático o móvil.

Además, la firma es portátil, ya que se incorpora al propio archivo, dondequiera que se transmita y en cualquier dispositivo. Los documentos firmados digitalmente también son fáciles de controlar y seguir, ya que permiten conocer el estado de todos los documentos, identificar si se han firmado o no y visualizar un registro de auditoría.

Y, por supuesto, es vital que estos acuerdos firmados digitalmente sean reconocidos desde un punto de vista legal. Las firmas digitales cumplen normas importantes como la Ley Federal ESIGN de Estados Unidos, GLBA, HIPAA/HITECH, PCI DSS y US-EU Safe Harbor.

Usos comunes y ejemplos

Hoy en día, las firmas digitales se utilizan comúnmente para una variedad de diferentes documentos en línea con el fin de mejorar la eficiencia y la seguridad de las transacciones comerciales críticas que ahora son sin papel, incluyendo:

• Contratos y documentos legales: Las firmas digitales son legalmente vinculantes. Por lo tanto, son ideales para cualquier documento legal que requiera la firma autenticada de una o más partes y la garantía de que el documento no ha sido modificado.
• Acuerdos de venta: Al firmar digitalmente contratos y acuerdos de venta, se autentifican las identidades tanto del vendedor como del comprador, y ambas partes tienen la tranquilidad de que las firmas son legalmente vinculantes y de que no se han alterado los términos y condiciones del acuerdo.
• Documentos financieros: Los departamentos financieros firman digitalmente las facturas para que los clientes confíen en que la solicitud de pago procede del vendedor adecuado y no de un mal actor que intenta estafar al comprador para que envíe el pago a una cuenta fraudulenta.
• Datos sanitarios: En el sector sanitario, la privacidad de los datos es primordial, tanto para los historiales de los pacientes como para los datos de investigación. Las firmas digitales garantizan que esta información sensible no ha sido alterada cuando se comparte entre partes que han dado su consentimiento.
• Formularios gubernamentales: Los organismos gubernamentales a nivel federal, estatal y local tienen directrices y normativas más estrictas que muchas empresas del sector privado. Desde la aprobación de permisos hasta el fichaje en una hoja de horas, las firmas pueden agilizar la productividad garantizando que el empleado adecuado participa en las aprobaciones correspondientes.
• Documentos de envío: Para los fabricantes, garantizar que los manifiestos de carga o los conocimientos de embarque sean siempre precisos ayuda a reducir los costosos errores de envío. Sin embargo, el papeleo físico es engorroso, no siempre es fácil acceder a él durante el transporte y puede perderse. Al firmar digitalmente los documentos de envío, los expedidores y receptores pueden acceder rápidamente a un archivo, verificar que la firma está actualizada y confirmar que no se ha producido ninguna manipulación.

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